Sprawność działania, czyli jak dobrze wszystkim „kręcimy” ;)

Wyliczyliśmy już rentowność podejmowanych działań, czyli jak Nam opłaca się Nasza firma. Teraz zobaczymy, jakie narzędzia będą Nam służyły do oceny, sprawności Naszego działania.

Nasze nowe narzędzia to Wskaźniki rotacji. Według fachowych opisów, służą one do oceny efektywności wykorzystania zaangażowanych w działalność zasobów majątkowych.

Ja opisze to może troszkę dłużej, ale mam nadzieję, że bardziej obrazowo. Chociaż jak sami zobaczycie, wszystko można sprowadzić, do prostej prawdy – Pieniądz lubi być w ruchu, bo dopiero wtedy naprawdę zarabia.

Tak, że czas sprawdzić jak nimi obracamy? ;)

Oczywiście pamiętajmy, że to, co cały czas wyliczamy to wskaźnik – one jedynie pokazują Nam skalę danego zjawiska, bez wskazania, konkretnych przyczyn. Wszystkie opisywane przez Nas wskaźniki – to takie wstępne sito – do przesortowania zjawisk dobrych od tych, w których dzieję się coś złego. Wskaźniki po prostu pokazują jak jest – od Nas będzie zależało czy ocenimy to, że jest dobrze, czy jednak musimy się temu bliżej przyjrzeć i znaleźć lepsze rozwiązania.

Pierwsze, czym się zajmiemy to gromadzenie Zapasów. Mając firmę produkcyjną, najpierw musimy kupić odpowiednie maszyny, a następnie zaopatrujemy się w odpowiednie materiały niezbędne do produkcji. W trakcie Naszej działalności musimy, cały czas dbać, aby odpowiednia ilość materiałów, znajdowała się na magazynie, by nie doprowadzić do sytuacji,  kiedy nie będziemy mieli, z czego produkować. Podobnie jest w firmie handlowej. Tak samo dbamy o Nasze zapasy – przecież musimy zapewnić ciągłość sprzedaży. Oczywiście zarówno w przypadku firmy handlowej, jak i produkcyjnej, trudno jest wszystko przewidzieć, zawsze może się przecież zdarzyć, że nagle trafi się klient, którego zamówienie znacząco przewyższy dotychczasowe lub będzie się niezwykle różniło od standardowych zleceń. Dlatego też większość z Was ma na magazynie, więcej materiałów czy towarów, niż to jest w danym momencie potrzebne. Oczywiście nie mówię, że jest to negatywne zjawisko, ale wszystko musi mieć swój umiar. Wiadomo, że za Nasze Zapasy musimy płacić, czyli nim ich nie sprzedamy ( czy bezpośrednio, jako towar, czy przetworzone, jako produkt) Nasze pieniądze są na jakiś czas „zamrożone”. Dlatego tak ważna jest kontrola czy aby nie na za długo, te Nasze gromadzone dobra, przetrzymujemy. Być może w Naszym magazynie leżą rzeczy, które nigdy Nam nie były i nie będą potrzebne i można się ich spokojnie pozbyć.

I właśnie do sprawdzenia, jak długo te Nasze zapasy średnio w ciągu roku leżą sobie u Nas na przysłowiowej półce, służy Nam wskaźnik rotacji zapasów.

Rotacja zapasów (w dniach) to relacja średniego stanu zapasów do przychodów ze sprzedaży netto x 365.  Wskaźnik ten określa Nam, co ile średnio dni firma odnawia swoje zapasy dla zrealizowania określonej sprzedaży ( produkcji). Nasze działania będą tym bardziej efektywne im bardziej będziemy dążyć do minimalizacji tego wskaźnika. Oczywiście musimy wszystko robić z głowa i musimy dążyć do rozwiązań optymalnych, – czyli takich, które Nam zapewnią ciągłość sprzedaży, jednocześnie jak najkrócej przytrzymując Nasze pieniądze. W tym wszystkim pamiętajmy, że wskaźnik ten przedstawia skalę zamrożenia Naszych kapitałów w finansowaniu zapasów – w dniach.

Jeszcze tylko jedno zdanie o średnim stanie zapasów. Wyliczenie tego to nic innego jak proste działanie matematyczne (stan zapasów na początek okresu+stan zapasów na koniec okresu):2. Nawet, jeżeli nie robiliśmy wcześniej Naszych zestawień to stan zapasów na koniec każdego roku, powinniśmy mieć – tak, ze nie powinno być problemu. Jeżeli jednak nie mamy skąd wziąć stanu zapasów na początek okresu przyjmijmy do wskaźnika po prostu aktualną wartość na koniec. Pamiętajmy jeszcze jedno – wskaźniki rotacji możemy liczyć również w ciągu roku, ( jeżeli tylko posiadamy odpowiednie dane). Wtedy tylko mnożymy Nasz wskaźnik przez odpowiednia ilość dni, jaka upłynęła od początku roku do dnia robienia zestawienia ( np. na dzień 31.03 będzie to 90 dni).

Kolejny wskaźnik to Rotacja należności w dniach.

Tutaj wyliczymy ile średnio czekamy na należne Nam pieniądze. Ponieważ wiadomo, że im dłużej zamrozimy Naszą gotówkę w należnościach, tym dla Nas będzie to coraz trudniejsza sytuacja, dlatego tez dążymy zawsze to minimalizacji wysokości tego wskaźnika.

Rotacja należności (w dniach) to nic innego jak relacja średniego stanu należności do przychodów ze sprzedaży netto x 365. Czyli Nasz wynik będzie oznaczał ile dni średnio czekamy na Nasze pieniądze. Jeżeli przykładowo wystawiamy faktury z terminem płatności maksymalnie 14 dni, a nasz wskaźnik wyniesie 30 dni – to już bez głębszej analizy widać, że mamy sporo należności przeterminowanych, gdzie znacząco ociągają się Nam z zapłatą.

Ostatni Nasz wskaźnik, pokaże Nam bardziej nie już gdzie Mamy Nasze pieniądze zamrożone, ale jak My szybko potrafimy wywiązywać się z Naszych zobowiązań. Wskaźnik ten to Rotacja zobowiązań krótkoterminowych (w dniach). W różnych opracowaniach, jest On różnie definiowany. Niektórzy liczą go tak samo jak wskaźniki dotyczące zapasów i należności, – czyli do przychodów. Ja jestem zwolennikiem definicji, iż jest to relacja średniego stanu zobowiązań krótkoterminowych ( bez kredytów i pożyczek krótkoterminowych) do wartości kosztów operacyjnych ( bez amortyzacji) x 365 dni. Dlaczego akurat do kosztów? Bo akurat w przypadku ich ponoszenia, mogą wystąpić Nasze Zobowiązania ( po prostu kupiliśmy coś i jeszcze za to nie zapłaciliśmy) – Przychody nie generują zobowiązań. Jedynym wyjątkiem, który odejmiemy to koszt z pozycji: Amortyzacja ( w jego przypadku wydatek już dawno został poniesiony i na pewno tutaj nic nie powinniśmy być winni)

Podsumowując wskaźnik ten określa średni okres czasu w dniach, po jakim następuje spłata zobowiązań firmy. Tak naprawdę, wskaźnik pokazuje przeciętną długość kredytu handlowego udzielonego Nam przez Naszych dostawców.

Na koniec wyliczymy sobie te wskaźniki, dla Naszej przykładowej firmy. Z już porobionych zestawień (Bilans i Rachunek Wyników), mamy dane na koniec Naszego okresu. Ponieważ było to Nasze pierwsze zestawienie nie mamy danych na początek. Zgodnie z tym co pisałam wyżej,  wyliczymy Nasze wskaźniki podstawiając nie średni, a stan na koniec okresu ( też to jest często robione).

DANE
A	Zapasy na koniec okresu	30 000,00 zł
B	Należności na koniec okresu	3 170,00 zł
C	Zobowiązania krótkoterminowe	19 030,00 zł
D	Przychody netto ze sprzedaży	284 000,00 zł
E	Koszty operacyjne	258 300,00 zł
F	Amortyzacja	25 700,00 zł
Wskaźniki rotacji
A*365/D	Wskaźnik rotacji zapasów	38,56
B*365/D	Wskaźnik rotacji Należności	4,07
C*365/(E-F)	Wskaźnik rotacji zobowiązań	29,86

Cóż, zatem widzimy już po pierwszych Naszych wyliczeniach? Zapasy mamy średnio na 38 dni. Nasze należności egzekwujemy błyskawicznie, – bo średni czas, jaki musimy na nie czekać to zaledwie 4 dni. Nasi dostawcy, na pieniądze od Nas muszą poczekać sobie sporo dłużej, bo aż prawie miesiąc. I o ile sytuacja, kiedy to My się kredytujemy u innych a nie Oni u Nas jest jak najbardziej właściwa, zbyt długie zwłoki z zapłatą też mogą się dla Nas skończyć niezbyt dobrze. Ale to już wiemy z poprzednich Naszych spotkań, ze Nasza przykładowa firma z płynnością finansowa ma się nie najlepiej i tutaj to się tylko potwierdza.