Jak się za to wszystko zabrać?? Czyli, rozpoczynamy przygotowania do kontroli Naszych finansów :) Zaczynamy od zobowiązań - czyli co jesteśmy komu winni.

To już trzecie Nasze spotkanie, tak, że mimo upałów, czas zabrać się do pracy. Na początek, aby móc dobrze przygotować się do stworzenia modelu, który da Nam pełen obraz działania Naszej firmy ( i przede wszystkim da odpowiedź na pytanie „ Gdzie są moje pieniądze?”), musimy ogarnąć poszczególne elementy, które będą się na to składały. Jednym słowem potrzebujemy danych, których niestety, jeżeli prowadzimy księgowość w formie Książki Przychodów i Rozchodów, zazwyczaj na bieżąco nie mamy.

W większości przypadków, Nasza praca nad Naszymi finansami, ogranicza się do szykowania dokumentów do księgowości oraz w trakcie miesiąca do zajmowania się płatnościami. Ale kto z Was, tak naprawdę, może sobie pogratulować, że robi to zawsze skrupulatnie i ma wszystko pod kontrolą?  Systemy, z jakim spotkałam się wielokrotnie pomagając, takim firmom, były różne. Jedni kopiują sobie faktury i wkładają do pudełeczka z napisem do zapłacenia, inni prowadzą zapiski i jakoś starają się to wszystko zapamiętać. Jednak czy naprawdę jesteśmy w stanie pod koniec każdego miesiąca sprawnie podać, ile mamy długów?  Czy mamy w pełni świadomość ile pieniędzy, które zarobiliśmy w tym miesiącu, tak naprawdę, trzeba będzie jeszcze wydać?

Jak dokładne ustalenie Naszego zadłużenia, będzie wpływało na wszystkie analizy, o tym będę dokładnie pisała w następnych postach. Dziś zajmiemy się przygotowaniem, skutecznego narzędzia, które ułatwi Nam na koniec każdego miesiąca, szczegółowo ustalić jak wygląda Nasze zadłużenie. Pamiętajmy, że to, co musimy płacić nie zawsze wynika jedynie z otrzymanych faktur. Wielu ma kredyty czy pożyczki – to również są Nasze zobowiązania, mimo, że niezafakturowane. Często płacimy Naszym pracownikom, dopiero np. do 10 następnego miesiąca, – czyli na koniec danego miesiąca, zostaje Nam dług. Naszym długiem na koniec następnego miesiąca będzie również dług wynikający z konieczności płacenia ZUS-u, czy podatków. Wszystkie te pozycje będziemy jeszcze dokładnie omawiać, ale to, co trzeba na początek sobie uświadomić, to właśnie konieczność prowadzenia takich zestawień.

Aby przygotować sobie takie zestawienia musimy, wyszczególnić, każdy rodzaj Naszych zobowiązań, ( czyli tego, co Komu i za co jesteśmy winni).

Pierwsza grupa to zobowiązania wynikające, z bieżących opłat, czyli codziennej Naszej działalności. Aby było Nam wszystko prościej kontrolować, najlepiej podzielić je na opłaty stałe, ( które co miesiąc będą Nam się powtarzać i tylko kwoty będą mogły się różnić) oraz zakupy bieżące – tutaj często mamy różnych dostawców i to zestawienie będzie zmieniało się co miesiąc.

Tak, że do dzieła J Pierwszą  tabelę, należy sporządzić dla opłat, które ponosimy, co miesiąc – nazwiemy je stałymi, ( bo bez względu, czy mamy sporo zleceń, czy jesteśmy na urlopie, czy pracujemy od rana do wieczora – je zawsze wnosić będziemy). Oczywiście większość z tych opłat ma termin płatności w miesiącu, w którym otrzymujemy rachunek, ale czy aby tak naprawdę wszystko super terminowo płacimy?

Drugie zestawienie – najbardziej pracochłonne i mozolne, – czyli wynikające z bieżących zakupów. Tutaj wpisujemy wszystkie te faktury, które otrzymaliśmy w danym miesiącu, z odroczonym terminem płatności, ( czyli, po prostu nie zapłaciliśmy ich od razu i za jakiś czas mamy przesłać przelew)

Nie możemy również zapomnieć, że na koniec miesiąca powstaje Nam również automatycznie zadłużenie z tytułu należności podatkowych i do ZUS-u. Oczywiście wszystko jest zgodnie z prawem, bo terminy, w których je musimy płacić są odroczone do przyszłego miesiąca ( te sławetne 10, 15, 20 i 25 każdego miesiąca), ale bez wątpienia musimy to uwzględnić. Dlaczego? Szczegółowo to opiszę, kiedy dojdziemy do Przepływów Pieniężnych, ale żeby Was przekonać, że to również ważne, napisze tylko, – że np. ZUS zostanie już policzony przez Naszych księgowych, jako koszt – a pieniędzy przecież jeszcze nie wydaliśmy.

Nie możemy również zapomnieć o wynagrodzeniach. W większości firm, płatność wynagrodzeń, następuje do np. 10-tego następnego miesiąca. Czyli tutaj sytuacja analogiczna – coś już jest w kosztach, a płatność dopiero w następnym miesiącu. Mogą się oczywiście zdarzyć zaliczki – i o tym również należy pamiętać.

Ostatnią pozycją Naszego zadłużenia będą stanowiły Kredyty i Pożyczki. Pamiętajmy, że im teraz dokładniej przygotujemy swoje dane, tym później otrzymamy lepsze możliwości oceny Naszej sytuacji. Dlatego też warto jest podzielić, te zobowiązania, na takie, które musimy na bieżąco spłacać i mamy je na krótko, ( czyli np. kredyt obrotowy) oraz na kilkuletnie kredyty, np. inwestycyjne.

Obliczając Nasze zobowiązania na koniec każdego miesiąca, nie możemy zapomnieć o zadłużeniach z wcześniejszych miesięcy. Jeżeli coś Nam jeszcze pozostało nieopłacone to również nie możemy tego pominąć.

Mając takie dane wyjściowe, w łatwy sposób, otrzymamy na koniec każdego miesiąca bardzo dokładne informacje na temat Naszego zadłużenia.

Przy następnym Naszym spotkaniu, zajmiemy się przyjemniejszą rzeczą, czyli co inni Nam są winni – a tak bardziej profesjonalnie to określając, Naszymi należnościami.

 Jeżeli, nie wiecie, jak stworzyć własny arkusz do kontroli Zobowiązań – chętnie podeślę, już tutaj prezentowany, z krótkim opisem.