Skąd weźmiemy dane do Rachunku Zysków i Strat?

Wydawało mi się, że będzie to jeden z prostszych postów. Bo cóż trudnego może być w przygotowaniu Rachunku wyników. Wiadomo grupujemy wszystkie przychody, a następnie koszty i gotowe. Mamy przecież wszystkie te pozycje pozbierane w prowadzonej przez Nas Książce Przychodów i Rozchodów. No tak, ale po pierwsze to, w jaki sposób tam grupujemy Nasze pozycje, w cale nie odpowiada dokładnie pozycjom Naszego zestawienia, a po drugie – niewielu z Nas tak naprawdę wie jak taka Książka wygląda. Od tego mamy przecież księgowych. No, ale jeżeli się powiedziało „a” ( że chcemy jednak orientować się w Naszych finansach) to teraz czas na „b” – trzeba poznać, rzeczy, które wydawało Nam się, że zupełnie Nas nie będą dotyczyć.  

Nim, zatem zaczniemy przygotowywać uproszczony Rachunek Wyników, najpierw zobaczmy, co znajdziemy w Książce Przychodów i Rozchodów ( KPiR). Dopiero później podzielimy znajdujące się tam wartości,  na poszczególne pozycje Naszego zestawienia. Jak szczegółowo będziecie chcieli to zrobić, sami już na koniec zdecydujecie. Pamiętajcie, że podział służy temu, aby dobrze przeanalizować, które koszty są zbyt wysokie i co znacząco wpływa na obniżenie Naszych zysków. Jednak na początek proponuje, aby zbytnio się nie zniechęcić i  przygotować pierwszy rachunek zysków i strat w formie bardzo uproszczonej.

Nim jednak do tego przejdziemy najpierw, jak napisałam,  zajrzyjmy do Naszej Książki. Kolumn nie jest tak dużo i są dość przejrzyście podzielone. Bez problemu, kiedy poprosisz wydruk swojej książki będziesz sam się mógł zorientować, co kryje się pod danymi wartościami.

Pierwsze sześć kolumn to jedynie dane opisujące dokument, czyli

Kolumna 1, która przecież musi być w każdej tabeli - jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Ten sam numerem będzie znajdował się na Twoim dokumencie, tak, że łatwo zawsze go odnaleźć.

Kolumna 2 to data z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu.  

Kolumna 3 to numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży- to będzie to numer zestawienia faktur.

Kolumny 4 i 5 są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów dostawców lub odbiorców, z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu lub sprzedaży, gdy transakcje te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumny te będą puste w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych

I  kolumna 6 do opisu rodzaju przychodu lub wydatku ( bardzo przydatna, kiedy jednak zdecydujemy się robić Nasze zestawienie bardziej szczegółowo, niż to pierwotnie zaproponuje). Tu krótko, jest napisane, czego dotyczy ta pozycja, czyli określona istota dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiałów x, wypłata wynagrodzeń za okres..., zakup energii itd.

Od kolumny 7 przechodzimy już do wartości naszych Przychodów i Kosztów.

I tak Kolumna 7 jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych), produktów i sprzedaży usług.

Kolumna 8 służy  do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów ze sprzedaży środków trwałych, otrzymanych kar umownych, otrzymanych odsetek

Kolumna 9 to łączna kwota przychodów wykazanych w kolumnach 7 i 8 ( czyli Nasze uzyskane przychody razem – jednak My ta kolumnę ominiemy).

Od kolumny 10 zaczynają się Nasze koszty:

Kolumna 10 jest przeznaczona, zatem do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu, – czyli Nasz podstawowy koszt

W Kolumnie 11 wpisujemy koszty uboczne związane z zakupem, np. koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze Naszego towaru.

Grupę kolumn 12 -14 stanowią wydatki ( koszty!!).

W aktualnym wzorze podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie ma już kolumny zatytułowanej „Koszty reprezentacji i reklamy objęte limitem” Ci, którzy maja jeszcze bardzo stare wzory, właśnie taka pozycję mają wpisaną w opisie Kolumny 12.  Obecnie do wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodu można zaliczyć wszystkie wydatki poniesione na rzecz reklamy. Wydatki te od stycznia 2007 r. nie podlegają, zatem żadnym limitom (np. uczestnictwo w giełdach, targach, wystawach oraz wydatki na foldery, ulotki reklamowe itp.). Natomiast nie stanowią już kosztów uzyskania przychodów żadne koszty reprezentacji. Tutaj w szczególności wyłączone są koszty poniesione na usługi gastronomiczne, wydatki poniesione na żywność oraz napoje, w tym alkoholowe (art. 23 ust. 1 pkt. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jednakże temat reprezentacji i reklamy nie jest wcale tematem prostym. Poza tym same pojęcia reprezentacji czy też reklamy nie są pojęciami klarownymi, ponieważ przepisy prawa podatkowego nie definiują tych pojęć. Spróbujemy zająć się tym tematem już oddzielnie, w następnych postach.

Obecnie Kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom. W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło.

Kolumna 13 służy do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), oczywiście z wyjątkiem kosztów, których nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, składki na ubezpieczenie pracowników, wartość zakupionego wyposażenia i Nasza reklamę.

W tej pozycji pod koniec miesiąca wpisujemy również wydatki z tytułu używania na potrzeby prowadzonej działalności niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych Naszego samochodu osobowego. 

Wpisujemy tutaj wartość wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny Naszego pojazdu. Pamiętać należy, ze wpisywana wartość nie może przekroczyć, kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Jest to ważne, kiedy będziemy ustalać, gdzie podziały się Nasze pieniądze, że nie wszystkie wydatki za Nasz samochód mamy uwzględnione.

W tej pozycji mamy również uwzględnioną miesięczną amortyzację Naszych środków trwałych. Amortyzacja to koszt, który przez wielu prowadzących firmy jest zapominany, jako coś niezrozumiałego i potrzebnego tylko księgowym. Oczywiście, jeżeli mamy mało środków trwałych, wtedy nie jest to znacząca pozycja. Jednak w przypadku, kiedy mamy już sporo zasobów trwałych, będzie to miało wielkie znaczeniu w liczeniu Naszych pieniędzy. Najkrócej definiując Amortyzację, można powiedzieć, że jest to sposób rozliczania w czasie, zużycia czy wykorzystania składników majątku przedsiębiorstwa, czyli opisane wcześniej przy tworzeniu Bilansu – Aktywa Trwałe:

- Aktywów trwałych materialnych (w bilansie występujących, jako Rzeczowe Aktywa Trwałe),

- Aktywów trwałych niematerialnych (w bilansie występujących, jako Wartości Niematerialne i Prawne).

Tak, jak pamiętamy, główną ich cechą jest to, iż okres zużycia czy wykorzystania wynosi więcej niż jeden rok. Nasza Amortyzacja ma rozłożyć w czasie poniesiony na zakup wydatek, tak, aby do kosztów zaliczyć jedynie te związane z uzyskanymi przychodami. W skrócie można napisać, że Amortyzacja to mechanizm, który ma umożliwić rozliczenie w czasie kosztu (zakupu, instalacji, wdrożenia itp.) składnika majątku. Oczywiście nie określamy tego sami. To już wymyślił za Nas ustawodawca, przez ile dany środek trwały możemy amortyzować – mamy do tego specjalne tabele.

Podsumowując, zakupione przez firmę urządzenie rejestruje się w księgach rachunkowych nie, jako koszt, ale jako Rzeczowe Aktywa Trwałe ( u Nas wpisuje się do Ewidencji środków trwałych).

Następnie, określany jest okres jego wykorzystania i wysokość miesięcznych odpisów amortyzacyjnych (wartość środka trwałego jest dzielona przez liczbę miesięcy czy lat). Pamiętajcie, że dla małych przedsiębiorstw jest wyjątek – amortyzacji jednorazowej, którą opisałam w przypadku opisywania środków trwałych. Wyodrębnienie tego kosztu, będzie miało olbrzymie znaczenie przy badaniu przepływów Naszej gotówki, dlatego że amortyzacja, jest to koszt, który nie ma charakteru gotówkowego, ( czyli zaliczamy coś w koszty danego miesiąca, kiedy nie ponieśliśmy wydatku).  Oczywiście, powiecie, że przecież pisałam, że inne koszty, też nie musza być od razu płacone – tak, ale te inne kiedyś musimy zapłacić, tutaj już mamy wszystko wcześniej zapłacone.

Wiedząc, jakimi dysponujemy danymi, możemy w końcu stworzyć nasze zestawienie – Rachunek Wyników. Ponieważ jednak nikt już by dalej tego posta nie dał rady przeczytać – napisze już w następnym jak to zrobimy.