Kto jest Nam winien i ile, czyli monitorowanie należności

Czwarte Nasz spotkanie poświecimy Naszym pieniądzom, – czyli kto jest Nam winien i ile.

Należności powstają najczęściej wtedy, gdy Nasza firma sprzedaje swoje towary lub wyroby albo na przykład świadczy usługi na rzecz kontrahentów bezgotówkowo, z wydłużonym terminem płatności ( np. 14 dni.) Powstają one także, kiedy Nasza firma udziela pożyczki ( oby było tylko Nas na to stać to już nie jest tak źle;) ). Nie należy również zapominać, że czasami bywają takie miłe sytuacje, kiedy to nawet Urząd Skarbowy ( np., bo nadpłaciliśmy VAT – to najczęstsza możliwa sytuacja), czy inna Państwowa instytucja są Nam winni pieniądze.

Należy również pamiętać, że Naszymi należnościami będą również zaliczki, które musieliśmy zapłacić wcześniej za towar. Co prawda, te pieniądze zamienią się z czasem, w najczęstszych przypadkach w zakupiony przez Nas towar, ale do tego czasu, jakoś musimy je ująć, bo w rzeczywistości ich już nie posiadamy.

Podsumowując, mamy kilka dziedzin Naszej działalności, gdzie możemy oczekiwać wpływu pieniędzy. Pierwsze zasadnicze, wypływający bezpośrednio z Naszej codziennej pracy, to Należności wynikające z wystawionych przez Naszą firmę faktur, z odroczonym terminem płatności. Monitorowanie tych zadłużeń, nie tylko pozwoli Nam skutecznie odpowiedzieć na Nasze nadrzędne pytanie „ Gdzie są Nasze pieniądze”, ale również a może przede wszystkim, jest sposobem na zapobieganie powstawaniu należności przeterminowanych, ( czyli takich, których termin dawno upłynął).
Zgodnie z zasadą, że lepiej zapobiegać problemom, niż później nerwowo ( i również w wielu przypadkach kosztownie) walczyć o swoje, abyśmy mieli pewność zachowania płynności finansowej, musimy na bieżąco monitorować spływ należności, przypominając Naszym kontrahentom o konieczności zapłaty za wystawione faktury. W tym celu proponuje utworzyć arkusz, który nie tylko będzie pokazywał Nam, Nasze pieniądze do uzyskania, ale również monitorował terminy płatności, ( czyli pokazywał ile pozostało dni do zapłaty przez kontrahenta oraz w niektórych przypadkach ile już jest po terminie).  Najlepsze rezultaty dają działania prewencyjne ( np. krótka, miła, informacja o bardziej znaczących kontrahentów przypominający o zbliżającej się zapłacie), które skutecznie przeciwdziałają opóźnieniom w płatnościach. Pamiętajmy, że Urzędu Skarbowego w egzekwowaniu od Nas podatków, nie będzie interesowało, czy już Nam ktoś zapłacił za Nasza pracę, czy tez się mocno ociąga.

Drugą grupę Należności stanowią Należności z tytułu rozliczeń publicznoprawnych, czyli ujmując to bardziej w ludzkim języku, wszystko to, co Nam się należy od Urzędu Skarbowego ( jak już napisałam wcześniej głównie VAT) czy rożnych innych instytucji ( np. wypłaty z ubezpieczenia społecznego).  Z ustaleniem wielkości tych należności nie powinniśmy mieć problemu, gdyż to, co dotyczy Naszych podatków najlepiej będą wiedzieć Nasi księgowi;) Oczywiście w późniejszych Naszych spotkaniach omówimy sobie sposoby kontrolowania Naszych podatków, wcześniej niż dowiemy się tego od księgowego, ale jeżeli nie będziemy tego chcieli robić to i tak możemy uzyskać informacje.

Trzecia grupa to już wspomniane wcześniej zaliczki. W przypadku prowadzenia Naszej działalności, jako jednoosobowej działalności gospodarczej, nie musimy w żaden sposób dokumentować pieniędzy pobranych przez Nas ( pieniądze są Nasze i nie musimy się „spowiadać”, na co chcemy je spożytkować). Kiedy prowadzimy w formie Spółki handlowej, ( czyli innej niż cywilna i musimy prowadzić pełną księgowość) – nie będziemy sobie tego odnotowywać, jako zaliczki na poczet przyszłego zysku, ( co byśmy zrobili np. w Spółce z o.o.). Zaliczki, które będą u Nas występować to przede wszystkim przedpłaty na towar czy usługi. Zaliczki wypłacane pracownikiem, prościej jest odjąć od przysługującym im pensjom ( poprzednie Nasze spotkanie – o zobowiązaniach).

W podsumowaniu otrzymamy na koniec każdego miesiąca, takie zestawienie:

Jak zawsze chętnie służę moimi arkuszami w monitorowaniu należności. Zainteresowanym prześlę bezpłatnie