Tworzymy Bilans cd. - kończymy podliczać Nasze zasoby – Aktywa Obrotowe

Na poprzednim Naszym spotkaniu przygotowaliśmy już pierwszą część Naszego zastawienia Bilansu - Aktywa Trwałe.
Teraz czas poznać całą wartość Naszych zasobów, czyli musimy jeszcze sporządzić zestawienia naszych Aktywów obrotowych. Tak, jak opisywałam to wcześniej, narzucony podział na Obrotowe i Trwałe wynika, z czasu korzystania z Naszych zasobów. Najkrócej to ujmując będziemy teraz się zajmować, zasobami, z których planujemy korzystać krócej niż rok. Tak, jak już zaznaczałam wcześniej, nic nie obejdzie się bez wyjątków. Dotyczy to Naszych zapasów i należności, ( czyli tego, co Nam są winni) wynikających z transakcji Handlowych. Tutaj bez względu, czy jakieś zapasy, np. towarów zalegają nam dłużej niż rok, czy tez jakieś płatności mamy, z własnej czy nie własnej woli, mocno wydłużone – zawsze je uwzględnimy właśnie w Aktywach obrotowych. I tak należy to zapamiętać i nie zastanawiać się za długo, dlaczego właśnie tak.

Podstawowe, zatem elementy aktywów obrotowych to:

Opisując poszczególne elementy pozwolę sobie zmienić trochę kolejność, ponieważ część z tych pozycji została już szczegółowo opisana wcześniej, natomiast pozycja Zapasy, wymaga trochę szerszego omówienia.

I tak, zacznę od Należności krótkoterminowych. Do należności krótkoterminowych zalicza się wszystkie należności z tytułu dostaw i usług oraz inne należności, które powinny zostać zapłacone w okresie krótszym niż 12 miesięcy. Jak  policzyć należności i skąd wziąć dane opisałam już we wcześniejszym poście, tak, że mam nadzieję, że to już jest policzone i przygotowane do wstawienia. Ale pewnie niektórzy z Was zastanawiają się, dlaczego należności w ogóle tutaj się uwzględnia, – jakie to są moje zasoby.  Najprościej można to wytłumaczyć to tym, że nawet urząd Skarbowy tak, uważa, bo przecież płacimy podatki nie od pieniędzy, jakie dostaniemy, ale od wszystkich, które się Nam należą;) Bo właśnie tak należy traktować te pieniądze, które są Nam różni ludzie i instytucje winni. Jeszcze niby nie jest to gotówka, ale już za jakiś czas Nią będzie. Oczywiście zdarzą się sytuację, kiedy nie chcą Nam płacić, ale do momentu, kiedy nie stanie się jasne, ze ich nie odzyskamy, będzie Nam to widniało, jako Nasz zasób. Dopiero, kiedy udokumentujemy odpowiednio, że Nasza należność jest nieściągalna, możemy takie nieodzyskane pieniądze zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Co to oznacza, że odpowiednio udokumentowane?

1. Uzyskamy postanowienie o nieściągalności, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego ( ten organ to oczywiście dobrze znany komornik), albo
2. Otrzymamy postanowienie sądu o:
   a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
   b) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo
3. To, co może najbardziej Nam się przydać, ( bo mam nadzieję, że dwie powyższe sytuacje Wam się nie zdążą) protokołem sporządzonym przez podatnika, ( czyli Nas), stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem długu byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Drugim, które chce omówić, aktywem będą Inwestycje krótkoterminowe, czyli krótkoterminowe aktywa finansowe. Cóż to jest? Tak naprawdę w 99% małych firm obejmują one w zasadzie jedynie Nasze środki pieniężne –zgromadzone zarówno na rachunku bankowym, jak i w Kasie firmowej.  Bardziej już informacyjnie, bo z doświadczenia wiem, że niewiele małych firm, posiada inne aktywa finansowe, ale zaznaczę, ze w tej pozycji ujmujemy również inne odpowiedniki pieniężne takie jak weksle i czeki oraz inwestycje firmy w krótkoterminowe papiery wartościowe, jak również akcje, jeśli firma zakupiła je z zamiarem dalszej odsprzedaży w krótkim czasie (poniżej 12 miesięcy). Ale jak już napisałam, te aktywa występują bardzo rzadko i dla Nas tutaj oznaczać to będzie Nasze środki pieniężne ( Kasa i Bank).

Również krótko, gdyż w przypadku uproszczonej księgowości ta pozycja praktycznie nie występuje (nie spotkałam się z księgowym, który by rozliczał np. koszt prenumeraty, czy też ubezpieczenia, co miesiąc), ale być może u kogoś to jednak dotyczy – Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe czynne ( Pozostałe aktywa) Pojęcie rozliczeń międzyokresowych czynnych zostało wyjaśnione przy okazji omawiania długoterminowych rozliczeń międzyokresowych czynnych – Aktywa Trwałe W pozycji krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe ujmuje się, podobnie jak w długoterminowych, nakłady poniesione przez firmę i rozliczane w koszty w kolejnych okresach, przy czym tu rozliczenie nie może trwać dłużej niż 12 miesięcy. Jeżeli występuje u Nas taka sytuacja – to jedynym źródłem tej informacji będzie Nasza księgowość.

I teraz to, co zostawiłam na koniec, czyli Zapasy.  Zapasy obejmują w przypadku firm produkcyjnych i usługowych :  materiały ( oczywiście te, do produkcji, czy wykonania usługi, a nie codziennie wykorzystywane w biurze), surowce, produkcję w toku, ( czyli to, co jest jeszcze niewykończone), produkty gotowe ( jeszcze niesprzedane). W przypadku firm handlowych będą to wszystkie zakupione towary, które przeznaczymy do sprzedaży. Tutaj tez powinniśmy według wszystkich zasad rachunkowości zaliczyć wszystkie zapłacone zaliczki na poczet przyszłych dostaw wymienionych wyżej rodzajów zapasów, ale ponieważ robimy to zestawienie dla siebie i nie będziemy tego za mocno komplikować, zostawmy wszystkie zaliczki razem w należnościach.

Tak, że to, co mamy wykazać w tej pozycji to, to, co mamy w chwili robienia Bilansu na stanie. Nie ma problemu, gdy robimy Nasze zestawienie na koniec roku. Wtedy wszyscy bez względu czy posiadamy program magazynowy, czy też nie, jesteśmy zobligowani, do policzenia całych Naszych zapasów i zrobienia remanentu. Następnie Nasz księgowy koryguje już sporządzane wyliczenia podatku o różnice remanentowe. Dlaczego się tak dzieje? Ponieważ wszyscy, których księgowość prowadzona jest w formie książki Przychodów i Rozchodów ujmują zakup towarów i materiałów od razu w kosztach uzyskania przychodów w dacie ich otrzymania - bez względu na to, kiedy zostaną zużyte. Jest to uproszczony w ciągu roku system ustalania kosztów, dopuszczony dla tak prowadzonych działalności. Jednak sami dobrze wiecie, że nie wszystko, co w danym roku kupicie, to na pewno zużyjecie czy sprzedacie. Więc tak naprawdę nie był to koszt uzyskania przychodu danego roku. Jak więc to się wylicza i jak weryfikuje wysokość kosztów o wartość towarów i materiałów niesprzedanych, pozostających, jako zapasy? Tutaj właśnie niezbędne są robione przez Nas remanenty, na każdy koniec roku.  Jak zwykle najłatwiej wyjaśnić to na przykładzie. Remanent Naszych zapasów na dzień 1 stycznia 2014 r. (pamiętajmy będzie to ten sam, co sporządzany na dzień 31.12.2013 – czyli koniecznie robiony na koniec roku) wynosił 40 000 zł. W trakcie roku ujęliśmy w kosztach zakupione towary i materiały o wartości 100.000 zł. Na dzień 31 grudnia 2014 r. stan remanentu wykazał zapasy o wartości 30.000 zł. PO przekazaniu tych danych do Naszej księgowości, koszty uzyskania przychodu zostaną podwyższone o 10 000zł. Dlaczego?  W kosztach uzyskania przychodów podatnik ujmie za rok 2014 towary i materiały o wartości 110 000 zł (40 000 zł + 100.000 zł - 30.000 zł).

Ci, którzy prowadzą swoją księgowość w formie pełnej, bieżące zakupy ujmują nie bezpośrednio w kosztach, lecz ewidencjonują je, jako przychód magazynowy (zapas) zaś do kosztów zaliczają jedynie wartość towarów i materiałów faktycznie zużytych (sprzedanych), remanent na koniec roku sporządzają jedynie dla zweryfikowania jego stanu ze stanem wynikającym z ewidencji.

Tak, że jak widzimy z tą wydawałoby się prostą  pozycją możemy mieć niewielki problem. Tzn. Ci, którzy wszystko skrupulatnie ewidencjonują w programie magazynowym, w każdym momencie uzyskają aktualne stany magazynowe i będą w stanie sami sobie skorygować bieżący zysk – tutaj problemu żadnego nie mają. Jednak nie wszyscy mają tak łatwo. Niestety niektórzy muszą robić remanent ręcznie wszystko po kolei zliczając. Oczywiście na koniec roku i tak przyjdzie Nam to zrobić, ale co jeżeli, byśmy chcieli ( albo, jeżeli musimy) robić bilans w ciągu roku? No cóż – sporządzimy wtedy Bilans z lekkim błędem, bo nie będę Was zmuszać do zliczania tego wszystkiego, co miesiąc. W pozycji zapasy wpiszemy wtedy nasz stan początkowy – nic nie korygując zysku ( gdzie go ujmiemy to w późniejszych postach). Musimy tylko wtedy pamiętać, że jak się nauczymy już analizować otrzymane zestawienie – to o zapasach zapominamy, do czasu  prawidłowo sporządzonego Bilansu na koniec roku.

To wszystko, co napisałam o zapasach dotyczy oczywiście tylko tych, którzy takie zakupy dokonują (firmy produkcyjne, handlowe i niektóre usługowe, które wykorzystują własne materiały).  Oczywiście pisząc materiały mam na myśli np. farby, dla firm oferujących usługi remontowe, a nie ryzy papieru, które wykorzystujemy do prac biurowych. Te wszystkie materiały biurowe, z których korzystamy, na co dzień, od razu ujmujemy w kosztach i o nich zapominamy ( chyba, ze Nam wyjdzie, ze coś za dużo ich zużywamy).

W końcu tak już przygotowani możemy sporządzić pierwszą część Naszego Bilansu – Aktywa, – czyli podsumowanie wszystkich Naszych zasobów, których w firmie się dorobiliśmy.

Podsumowując Nasze dane, otrzymujemy zestawienie:

Teraz skoro już wiemy, za ile wszystko mamy, następny krok to zobaczyć skąd wzięliśmy na to wszystko.