Czas na krótkie podsumowanie tego co już mamy i po co to robimy

Wiem, że czeka Nas gorący weekend, tak, że ciężko będzie się zabrać za naukę, dlatego dziś tylko krótkie podsumowanie tego, co już udało Nam się policzyć i uzyskać  oraz przypomnienie, po co to wszystko robimy i  co jeszcze przed Nami.

Na początek zaczęliśmy od uporządkowania danych o Naszych pieniądzach.

Pierwsze, co przygotowaliśmy to zestawienie wszystkich naszych długów – fachowo nazwanych „Zobowiązaniami”.  Te dane nie tylko pozwolą Nam lepiej sprawować kontrolę, nad co jesteśmy winni, ale również przydadzą się przy następnym Naszym spotkaniu do poznania źródeł finansowania Naszych zasobów, – czyli sporządzić drugą cześć Bilansu „Pasywa”

Następnie zajęliśmy się czymś przyjemniejszym, czyli tym, co są Nam winni inni – nazwane to jest „Należnościami”. To pozwoli Nam dobrze nadzorować terminowość wpłat Naszych kontrahentów i skutecznie wprowadzić system kontroli spłat Naszych należności.

Niezbędne było również skrupulatne policzenie pieniędzy firmowych– nie tylko tych na koncie, ale również tych w Naszym „portfelu”.  To bezwzględnie pokaże, czy aby nie za dużo dopłacamy własnych pieniędzy do Naszego biznesu, a może zarabiamy wcale nie tak źle jak się Nam wydaje.

Kiedy udało Nam się już pozbierać te dane, mogliśmy przystąpić do tworzenia pierwszego własnego Bilansu, – czyli zestawienia tego, co mamy z tym, za co to mamy.

Udało Nam się już stworzyć pierwszą część tego niezwykle ważnego zestawienia – policzyliśmy Nasze zasoby, – czyli Aktywa. Zaczęliśmy od Aktywów Trwałych, – czyli Naszych zasobów, które planujemy użytkować albo zbyć po okresie dłuższym niż jeden rok. Przy okazji omówiliśmy Amortyzację jednorazową –specyficznej pomocy dla małych przedsiębiorstw. W kolejnym spotkaniu, sporządziliśmy zestawienie Aktywów Obrotowych, czyli użytkowanych krócej niż rok.

Teraz w następnych Naszych spotkaniach przygotujemy drugą cześć Bilansu - czyli źródła finansowania Naszych zasobów – Pasywa.

Już samo utworzenie Bilansu, da Nam odpowiedź na pierwsze podstawowe pytania – czy aby za dużo nie pożyczamy i trochę za dużo inwestujemy? Dowiemy się też ile tak naprawdę włożyliśmy własnych pieniędzy w Naszą firmę.

Oczywiście Bilans do dopiero początek dobrego przygotowania modelu badania Naszych finansów.  Ale zarówno On, jak i następne prezentowane dokumenty coraz bardziej Nas przybliżą do odpowiedzi na fundamentalne dla Naszych spotkań pytanie „ GDZIE SĄ NASZE PIENIEDZE”

Kiedy poznamy odpowiedzi na nurtujące Nas pytania – wtedy już spokojnie będziemy mogli szykować się do rozwoju Naszej firmy, planując nowe inwestycje i efektywnie korzystać z dotacji. 

Tworzymy Bilans cd. - kończymy podliczać Nasze zasoby – Aktywa Obrotowe

Na poprzednim Naszym spotkaniu przygotowaliśmy już pierwszą część Naszego zastawienia Bilansu - Aktywa Trwałe.
Teraz czas poznać całą wartość Naszych zasobów, czyli musimy jeszcze sporządzić zestawienia naszych Aktywów obrotowych. Tak, jak opisywałam to wcześniej, narzucony podział na Obrotowe i Trwałe wynika, z czasu korzystania z Naszych zasobów. Najkrócej to ujmując będziemy teraz się zajmować, zasobami, z których planujemy korzystać krócej niż rok. Tak, jak już zaznaczałam wcześniej, nic nie obejdzie się bez wyjątków. Dotyczy to Naszych zapasów i należności, ( czyli tego, co Nam są winni) wynikających z transakcji Handlowych. Tutaj bez względu, czy jakieś zapasy, np. towarów zalegają nam dłużej niż rok, czy tez jakieś płatności mamy, z własnej czy nie własnej woli, mocno wydłużone – zawsze je uwzględnimy właśnie w Aktywach obrotowych. I tak należy to zapamiętać i nie zastanawiać się za długo, dlaczego właśnie tak.

Podstawowe, zatem elementy aktywów obrotowych to:

Opisując poszczególne elementy pozwolę sobie zmienić trochę kolejność, ponieważ część z tych pozycji została już szczegółowo opisana wcześniej, natomiast pozycja Zapasy, wymaga trochę szerszego omówienia.

I tak, zacznę od Należności krótkoterminowych. Do należności krótkoterminowych zalicza się wszystkie należności z tytułu dostaw i usług oraz inne należności, które powinny zostać zapłacone w okresie krótszym niż 12 miesięcy. Jak  policzyć należności i skąd wziąć dane opisałam już we wcześniejszym poście, tak, że mam nadzieję, że to już jest policzone i przygotowane do wstawienia. Ale pewnie niektórzy z Was zastanawiają się, dlaczego należności w ogóle tutaj się uwzględnia, – jakie to są moje zasoby.  Najprościej można to wytłumaczyć to tym, że nawet urząd Skarbowy tak, uważa, bo przecież płacimy podatki nie od pieniędzy, jakie dostaniemy, ale od wszystkich, które się Nam należą;) Bo właśnie tak należy traktować te pieniądze, które są Nam różni ludzie i instytucje winni. Jeszcze niby nie jest to gotówka, ale już za jakiś czas Nią będzie. Oczywiście zdarzą się sytuację, kiedy nie chcą Nam płacić, ale do momentu, kiedy nie stanie się jasne, ze ich nie odzyskamy, będzie Nam to widniało, jako Nasz zasób. Dopiero, kiedy udokumentujemy odpowiednio, że Nasza należność jest nieściągalna, możemy takie nieodzyskane pieniądze zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Co to oznacza, że odpowiednio udokumentowane?

1. Uzyskamy postanowienie o nieściągalności, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego ( ten organ to oczywiście dobrze znany komornik), albo
2. Otrzymamy postanowienie sądu o:
   a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
   b) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo
3. To, co może najbardziej Nam się przydać, ( bo mam nadzieję, że dwie powyższe sytuacje Wam się nie zdążą) protokołem sporządzonym przez podatnika, ( czyli Nas), stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem długu byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Drugim, które chce omówić, aktywem będą Inwestycje krótkoterminowe, czyli krótkoterminowe aktywa finansowe. Cóż to jest? Tak naprawdę w 99% małych firm obejmują one w zasadzie jedynie Nasze środki pieniężne –zgromadzone zarówno na rachunku bankowym, jak i w Kasie firmowej.  Bardziej już informacyjnie, bo z doświadczenia wiem, że niewiele małych firm, posiada inne aktywa finansowe, ale zaznaczę, ze w tej pozycji ujmujemy również inne odpowiedniki pieniężne takie jak weksle i czeki oraz inwestycje firmy w krótkoterminowe papiery wartościowe, jak również akcje, jeśli firma zakupiła je z zamiarem dalszej odsprzedaży w krótkim czasie (poniżej 12 miesięcy). Ale jak już napisałam, te aktywa występują bardzo rzadko i dla Nas tutaj oznaczać to będzie Nasze środki pieniężne ( Kasa i Bank).

Również krótko, gdyż w przypadku uproszczonej księgowości ta pozycja praktycznie nie występuje (nie spotkałam się z księgowym, który by rozliczał np. koszt prenumeraty, czy też ubezpieczenia, co miesiąc), ale być może u kogoś to jednak dotyczy – Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe czynne ( Pozostałe aktywa) Pojęcie rozliczeń międzyokresowych czynnych zostało wyjaśnione przy okazji omawiania długoterminowych rozliczeń międzyokresowych czynnych – Aktywa Trwałe W pozycji krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe ujmuje się, podobnie jak w długoterminowych, nakłady poniesione przez firmę i rozliczane w koszty w kolejnych okresach, przy czym tu rozliczenie nie może trwać dłużej niż 12 miesięcy. Jeżeli występuje u Nas taka sytuacja – to jedynym źródłem tej informacji będzie Nasza księgowość.

I teraz to, co zostawiłam na koniec, czyli Zapasy.  Zapasy obejmują w przypadku firm produkcyjnych i usługowych :  materiały ( oczywiście te, do produkcji, czy wykonania usługi, a nie codziennie wykorzystywane w biurze), surowce, produkcję w toku, ( czyli to, co jest jeszcze niewykończone), produkty gotowe ( jeszcze niesprzedane). W przypadku firm handlowych będą to wszystkie zakupione towary, które przeznaczymy do sprzedaży. Tutaj tez powinniśmy według wszystkich zasad rachunkowości zaliczyć wszystkie zapłacone zaliczki na poczet przyszłych dostaw wymienionych wyżej rodzajów zapasów, ale ponieważ robimy to zestawienie dla siebie i nie będziemy tego za mocno komplikować, zostawmy wszystkie zaliczki razem w należnościach.

Tak, że to, co mamy wykazać w tej pozycji to, to, co mamy w chwili robienia Bilansu na stanie. Nie ma problemu, gdy robimy Nasze zestawienie na koniec roku. Wtedy wszyscy bez względu czy posiadamy program magazynowy, czy też nie, jesteśmy zobligowani, do policzenia całych Naszych zapasów i zrobienia remanentu. Następnie Nasz księgowy koryguje już sporządzane wyliczenia podatku o różnice remanentowe. Dlaczego się tak dzieje? Ponieważ wszyscy, których księgowość prowadzona jest w formie książki Przychodów i Rozchodów ujmują zakup towarów i materiałów od razu w kosztach uzyskania przychodów w dacie ich otrzymania - bez względu na to, kiedy zostaną zużyte. Jest to uproszczony w ciągu roku system ustalania kosztów, dopuszczony dla tak prowadzonych działalności. Jednak sami dobrze wiecie, że nie wszystko, co w danym roku kupicie, to na pewno zużyjecie czy sprzedacie. Więc tak naprawdę nie był to koszt uzyskania przychodu danego roku. Jak więc to się wylicza i jak weryfikuje wysokość kosztów o wartość towarów i materiałów niesprzedanych, pozostających, jako zapasy? Tutaj właśnie niezbędne są robione przez Nas remanenty, na każdy koniec roku.  Jak zwykle najłatwiej wyjaśnić to na przykładzie. Remanent Naszych zapasów na dzień 1 stycznia 2014 r. (pamiętajmy będzie to ten sam, co sporządzany na dzień 31.12.2013 – czyli koniecznie robiony na koniec roku) wynosił 40 000 zł. W trakcie roku ujęliśmy w kosztach zakupione towary i materiały o wartości 100.000 zł. Na dzień 31 grudnia 2014 r. stan remanentu wykazał zapasy o wartości 30.000 zł. PO przekazaniu tych danych do Naszej księgowości, koszty uzyskania przychodu zostaną podwyższone o 10 000zł. Dlaczego?  W kosztach uzyskania przychodów podatnik ujmie za rok 2014 towary i materiały o wartości 110 000 zł (40 000 zł + 100.000 zł - 30.000 zł).

Ci, którzy prowadzą swoją księgowość w formie pełnej, bieżące zakupy ujmują nie bezpośrednio w kosztach, lecz ewidencjonują je, jako przychód magazynowy (zapas) zaś do kosztów zaliczają jedynie wartość towarów i materiałów faktycznie zużytych (sprzedanych), remanent na koniec roku sporządzają jedynie dla zweryfikowania jego stanu ze stanem wynikającym z ewidencji.

Tak, że jak widzimy z tą wydawałoby się prostą  pozycją możemy mieć niewielki problem. Tzn. Ci, którzy wszystko skrupulatnie ewidencjonują w programie magazynowym, w każdym momencie uzyskają aktualne stany magazynowe i będą w stanie sami sobie skorygować bieżący zysk – tutaj problemu żadnego nie mają. Jednak nie wszyscy mają tak łatwo. Niestety niektórzy muszą robić remanent ręcznie wszystko po kolei zliczając. Oczywiście na koniec roku i tak przyjdzie Nam to zrobić, ale co jeżeli, byśmy chcieli ( albo, jeżeli musimy) robić bilans w ciągu roku? No cóż – sporządzimy wtedy Bilans z lekkim błędem, bo nie będę Was zmuszać do zliczania tego wszystkiego, co miesiąc. W pozycji zapasy wpiszemy wtedy nasz stan początkowy – nic nie korygując zysku ( gdzie go ujmiemy to w późniejszych postach). Musimy tylko wtedy pamiętać, że jak się nauczymy już analizować otrzymane zestawienie – to o zapasach zapominamy, do czasu  prawidłowo sporządzonego Bilansu na koniec roku.

To wszystko, co napisałam o zapasach dotyczy oczywiście tylko tych, którzy takie zakupy dokonują (firmy produkcyjne, handlowe i niektóre usługowe, które wykorzystują własne materiały).  Oczywiście pisząc materiały mam na myśli np. farby, dla firm oferujących usługi remontowe, a nie ryzy papieru, które wykorzystujemy do prac biurowych. Te wszystkie materiały biurowe, z których korzystamy, na co dzień, od razu ujmujemy w kosztach i o nich zapominamy ( chyba, ze Nam wyjdzie, ze coś za dużo ich zużywamy).

W końcu tak już przygotowani możemy sporządzić pierwszą część Naszego Bilansu – Aktywa, – czyli podsumowanie wszystkich Naszych zasobów, których w firmie się dorobiliśmy.

Podsumowując Nasze dane, otrzymujemy zestawienie:

Teraz skoro już wiemy, za ile wszystko mamy, następny krok to zobaczyć skąd wzięliśmy na to wszystko. 

„JESTEŚ GŁUPI” – czyli urok „merytorycznych” dyskusji

Miałam na dzisiaj przygotowany zupełnie inny post, z dalszą częścią Naszego szkolenia, ale jak to w trakcie rozmów przy kawie, zawsze wkradnie się jakiś temat poboczny. Mnie do dzisiejszego sprowokował wczorajszy otrzymany mail. Nawet nie mail bezpośrednio do mnie skierowany, ale do organizacji, w której działam, jako wolontariusz. Jak ten mail wiążę się z tematyką Naszych spotkań, za chwile wyjaśnię, najpierw krótki opis sytuacji. Ci, którzy mnie znają wiedzą dobrze, że dość aktywnie, działam na rzecz bezdomnych zwierząt. Od jakiegoś czasu udzielam się w pewnej fundacji, gdzie staramy się pomagać porzuconym zwierzakom, najpierw zapewniając im schronienie, później szukając im odpowiedzialnych opiekunów. Wydawało mi się, że w tej działalności jestem już przygotowana prawie na wszystko, na zwroty z adopcji z błahych powodów, na bezmyślne traktowanie zwierząt, nawet na okrucieństwo, ale z pozoru banalna sytuacja naprawdę mnie zaskoczyła. Rzecz dotyczyła niewinnej wydawałoby się sprawy – wypełnienia ankiety przed-adopcyjnej. Nasza organizacja, mając na uwadze dobro przekazywanych do adopcji zwierzaków, wprowadziła procedury, aby każdy adoptujący nie kierował się tylko pierwszym odruchem, ale żeby podejmowana decyzja była przemyślana (przynajmniej o to się staramy, choć wiadomo, że w praktyce i tak bywa różnie). W każdym przypadku, kiedy psiak czy kociak spodoba się potencjalnym, nowym właścicielom, na początku prosimy o wypełnienie ankiety. Wypełnienie jej ma uzmysłowić, z jakim obowiązkiem będzie wiązała się adopcja, a  dla Nas jest to pierwsze kryterium wyboru właściwego domu. Oczywiście, są różne reakcje na takie procedury - jedni rozumieją to od razu i spokojnie wypełniają ankiety, drudzy krytykują, że to bez sensu, bo i tak niczego to nie sprawdzi. Są i tacy, co w ogóle już po takiej prośbie się nie odzywają. Jednak wczorajsza wypowiedź pewnej Pani niezmiernie mnie zaskoczyła. Tu pozwolę sobie zacytować: „Nic dziwnego, że jest tyle bezdomnych zwierząt. Na prawdę  głupota ludzka nie zna granic”. Oczywiście, nie chodzi w tym wszystkim o to, że jakoś specjalnie Nas ta wypowiedź dotknęła czy obraziła. Działając w jakimkolwiek obszarze różnych rzeczy się człowiek nasłucha. Uderzyło mnie w tym coś zupełnie innego. Autorem postu była Pani w wieku już jak najbardziej dojrzałym. Wydawałoby się, że w tym wieku powinno się już dawno wyrosnąć z poziomu piaskownicy, gdzie najważniejszym argumentem w kłótni było to, kto jest głupszy. Kto z Nas nie pamięta odzywek w stylu, „-a Ty 100 razy bardziej!”, gdzie ulubioną odpowiedzią było: „-a Ty 100+1”;) Wtedy każda wymiana zdań, sprowadzała się do jednego – udowodnić, że Nasz przeciwnik jest głupi – oczywiście nie argumentami, ale większa ilością powtórzeń słowa „GŁUPI”.  I wydawałoby się, że z biegiem lat, gdy nabieramy doświadczenia, a Nasza wiedza staję się coraz większa, to wszystko w sposób naturalny powinno się zmieniać. W miejsce powtarzanego w kółko słowa „Głupek” powinny, pojawiać się coraz bardziej rzeczowe argumenty, a kłótnia z dziecięcej pyskówki powinna zmieniać się w konstruktywną dyskusję. I tak też w tej sytuacji, można zawsze spodziewać się, że komuś nie spodoba się taka procedura i napisze swój argument, dlaczego nie, ale trudno mi było zrozumieć chęci obrażania. I tutaj przyszła refleksja... 

Wystarczy rozejrzeć się dookoła, jak powszechna to praktyka. Nie, nie będę pisała o polityce i prowadzonych „dyskusjach” przez poszczególnych zwolenników różnych opcji politycznych. Mój blog będę starała się trzymać od polityki z daleka. Ale takie sytuacje zdarzają się, wcale nie tak rzadko,  w obszarze, którym się zajmujemy, – czyli w firmach, w relacjach pracodawca-pracownik. Nie mówię, że to norma, ale odwiedzając różne przedsiębiorstwa spotkałam się z sytuacjami, kiedy pracownicy opowiadali mi, że wyrażenie: „Jesteś głupi” jest dość powszechnie stosowanym przez ich szefów. I tutaj zadaję sobie pytanie, po co to mówimy? Nie chcę powiedzieć, że wszyscy pracownicy to tytani pracy, bez skazy. Ale czy jeżeli uważamy, że Nasz pracownik jest krótko mówiąc, „głupi”, to czy fakt, że mu to powiemy spowoduje że stanie się mądry? Przecież to My go zatrudniamy i wybieramy i nikt Nas nie zmusza do zatrudniania kogoś, kogo uważamy za niezdolnego do wykonywania danej pracy. Pamiętajmy, że Nasza Umowa z pracownikiem,  to rodzaj Umowy handlowej. On Nam sprzedaje swoją pracę, a My mamy mu za nią płacić. Nikt nie robi nikomu łaski, nikt nikogo do niczego przecież nie zmusza. Jeżeli więc zatem uważamy, że Nasz pracownik nie nadaję się do pracy jaką mu zleciliśmy, to po prostu rozwiążmy z Nim Umowę – nie musimy go przecież poniżać. Dlaczego zatem nie zwalniamy, tylko dajemy upust Naszej  frustracji? Bo zazwyczaj tego sformułowania używamy w sytuacji, kiedy wcale nie uważamy naszego pracownika za niemądrego, ale wtedy, kiedy błąd jaki zrobił, jest po prostu rażący i wyprowadzający z równowagi. Czy jednak, jak już skończymy krzyczeć, naprawdę czujemy się lepiej i mamy poczucie, że dobrze załatwiliśmy sprawę?  A może po prostu lepsze wyniki osiągniemy tłumacząc gdzie błąd został popełniony i tylko upomnimy pracownika (oczywiście możemy to zrobić dopiero w momencie kiedy weźmiemy najpierw parę głębszych oddechów ;))? Pamiętajmy, konstruktywna krytyka działa cuda. Kiedy stajemy się dla Naszych pracowników mentorami, a nie katami, zdobywamy ich szacunek, co z pewnością przełoży się na osiągane przez Nas wyniki. Oni nie muszą Nas lubić, czy być kompanami wspólnych wypadów. Aby wszyscy czuli się dobrze w Naszej firmie, wszyscy Nasi zatrudnieni muszą mieć zapewnione, oprócz stabilności finansowej również to, co jest podstawą każdego bytu – czyli poczucie bezpieczeństwa. A osiągniemy to jedynie wtedy, gdy pokażemy się jako szefowie którzy wiedzą co robią, a nie jako Ci, co za wszelką cenę chcą tylko pokazać jacy są ważni. Pamiętajmy również, że Nasi pracownicy nie zawsze muszą się zgadzać z Nami. Może warto czasami ich posłuchać i poznać ich inny punkt widzenia na różne sprawy; przecież im również zależy na powodzeniu Naszej firmy, bo dzięki temu sami mają pracę. Uczmy się więc cały czas również po to, aby Nasze dyskusje stały się naprawdę merytoryczne i tym samym zdobywajmy szacunek podwładnych.

I właśnie tym sposobem powróciliśmy do tematu Naszych spotkań, czyli ciągłej konieczności nauki. Zapraszam więc na następne posty szkoleniowe J

Tworzymy własny bilans- zaczynamy od tego, co mamy na dłużej, – czyli Aktywa trwałe

Tak jak już pisałam wcześniej podstawowymi elementami bilansu są aktywa, (czyli wszystkie zasoby przedsiębiorstwa) oraz pasywa (to, z czego to zapłaciliśmy, czyli źródła ich finansowania).

W większości stosowanych na świecie standardów rachunkowości, aktywa w bilansie przedstawiane są zgodnie z zasadą tzw. „wzrastającej płynności”, czyli od najmniej do najbardziej płynnych. Cóż to oznacza? Najprościej to tłumacząc – Aktywa przedstawiamy od tych, które użytkujemy latami i wymieniamy je rzadko do tych, które w ciągu roku często się zmieniają.

Właśnie, to kryterium pozwala Nam podzielić Nasze aktywa na dwie podstawowe grupy: aktywa trwałe i aktywa obrotowe. Taki podział, ma jeszcze jedne zasadnicze podstawy – na takie Nasze zasoby, które w razie kłopotów czy konieczności najwolniej uda Nam się spieniężyć, oraz takie, z których uzyskanie gotówki będzie szybsze, czy wręcz natychmiastowe ( tak jak w przypadku środków pieniężnych). 

Podsumowując Nasze zasoby możemy podzielić na aktywa trwałe i aktywa obrotowe, przy czym podstawowym kryterium podziału jest okres czasu, przez jaki Nasza firma zamierza dane zasoby utrzymywać:

Aktywa trwałe – zasoby, które Nasza firma zamierza utrzymywać dłużej niż rok.

Aktywa obrotowe – są to zasoby, które planujemy spieniężyć w okresie krótszym niż rok, ( czyli zapasy towarów, zgromadzone materiały do produkcji oraz należności), bądź już mamy je w formie pieniędzy

My Nasz Bilans będziemy robić w formie uproszczonej i Nasze Aktywa będziemy prezentować tak: 

Pierwsza część Naszej tabeli – to Aktywa Trwałe.

Tak, jak już pisałam, podstawowym kryterium odróżnienia tych zasobów od obrotowych jest czas, przez jaki firma zamierza je utrzymywać. Trwałe to te, które pozostaną w firmie dłużej niż rok. Podstawowe elementy aktywów trwałych to:

1.       Najważniejsze dla Naszej firmy: Środki trwałe, – czyli, grunty, budynki i budowle, urządzenia techniczne, maszyny i wyposażenie, środki transportu, rozpoczęte inwestycje,

2.       Wartości niematerialne i prawne – licencje ( w tym na zakupione programy komputerowe), patenty, znaki towarowe,

3.       Rzadko w małych firmach spotykane, ale mogą wystąpić Należności długoterminowe – np. udzielone pożyczki

4.       Czasami występują również Inwestycje długoterminowe – w przypadku małych firm mogą być to np. obligacje, które spółka planuje utrzymać dłużej niż rok,

Czasami pada pytanie, a co z zapasami, które trzymamy dłużej niż rok, albo należnościami handlowymi, które z różnych przyczyn też tak długo mamy niepłacone. Te dwa przypadki stanowią wyjątki od zasady spełniania kryterium roku. Zarówno zapasy jak i należności handlowe zawsze będą zaliczane do aktywów obrotowych, bez względu na okres, jaki je mamy.

Skąd Mamy uzyskać dane o Naszych Aktywach Trwałych? Nasze zestawienie posiadanych przez Nas środków trwałych uzyskamy z Naszej księgowości. Tutaj nieważne, w jakiej formie prowadzimy księgowość, Ewidencję środków trwałych zawsze musimy posiadać. Bo to, co tutaj dla Nas jest niezwykle ważne, kupując środek trwały, w większości przypadków, nie będzie to Nasz koszt, a jedynie w tym momencie wydatek. Będę starała się jeszcze to dokładnie tłumaczyć, w trakcie tworzenia Rachunku zysków i strat. Ale na dziś pamiętajmy, jeżeli kupujemy coś, co zamierzamy użytkować powyżej roku i kosztuje ponad 3000zł to zazwyczaj, będzie to uznane przez naszych księgowych, jako środek trwały a nie koszt – i nie obniży odpowiednio w danym miesiącu Naszego Przychodu do opodatkowania.

Obecnie chciałabym tutaj wspomnieć o jednym wyjątku, jaki daje małym i nowym przedsiębiorcom ustawodawca- amortyzacji jednorazowej. Co prawda środek trwały pojawi się w Naszej ewidencji, ale w tym samym miesiącu zostanie całkowicie zamortyzowany, ( czyli pojawi się, jako koszt). W ramach tej obecnie obowiązującej ulgi mali przedsiębiorcy( mianem tym określa się przedsiębiorcę, którego przychody ze sprzedaży brutto nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym równowartości w złotych 1 200 000 euro) oraz ci, którzy rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej w danym roku podatkowym (np. w 2015 roku z ulgi tej skorzystają podatnicy, którzy rozpoczęli działalność właśnie w tym roku), mogą dokonać odpisów amortyzacyjnych do wysokości limitu jednorazowej amortyzacji, wynoszącego 50 tys. euro. Oczywiście, nie mogą być tą ulgą objęte wszystkie kupowane środki trwałe. Amortyzacją jednorazową mogą zostać objęte wyłącznie określone w przepisach składniki majątku. W zamkniętym katalogu znajdują się składniki majątku zaliczane do grup 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych, (KŚT), czyli:

grupa 3 – kotły i maszyny energetyczne,

grupa 4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,

grupa 5 – specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,

grupa 6 – urządzenia techniczne,

grupa 7 – środki transportu z wyłączeniem samochodów osobowych,

grupa 8 – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie.

Należy pamiętać, że ulga ta jest przyznawana, jako pomoc de minimis ( opisze ja w innym poście). To, co teraz jest dla Nas ważne – to korzystając z Niej musimy, koniecznie ją zgłosić, że z Niej korzystamy, pomoc ta jest, bowiem limitowana.

Podsumowując, posiadane przez Naszą firmę Aktywa trwałe definiowane są, jako zasoby charakteryzujące się pełną lub względną trwałością, niezużywające się w ramach jednego roku. Spadek ich wartości następuje w wyniku starzenia się oraz systematycznego zużycia. Dopiero spadek ich wartości uwzględniany jest w kosztach poprzez amortyzację danych środków, czyli systematyczne, comiesięczne obniżanie ich wartości. Wartość Naszego środka trwałego, pokazana w Bilansie, to nic innego, zatem, jak wartość jego zakupu pomniejszona o coroczne odpisy amortyzacyjne:

Aktywa trwałe, ( czyli Nasze zasoby, które będziemy używali powyżej roku) to przede wszystkim:

1.       Wartości Niematerialne i Prawne (WNiP) - możemy opisać, jako wszelkie prawa posiadane przez Nasza firmę, które wykorzystujemy w Naszej działalności gospodarczej. Przykładami takich praw są: licencje, patenty, prawa autorskie, znaki towarowe, zarejestrowane wzory użytkowe itp. Również tu wykazana będzie wartość zakupionego przez firmę oprogramowania komputerowego. Wartości niematerialne prawne z reguły umarzane są bardzo szybko, ze względu na ich szybkie starzenie się. Szczególnym przykładem bardzo szybkiego starzenia są Programy komputerowe. Niektóre jednak, potrafią utrzymywać wartość przez wiele lat. Dzieje się tak na przykład z wartością nabytych znaków towarowych. Marki znanych firm potrafią mieć wysoką wartość i utrzymywać ją przez długie okresy.

2.       Głownie posiadane przez firmy to Rzeczowe aktywa trwałe. Rzeczowe aktywa trwałe to głównie środki trwałe. Obejmują one przede wszystkim budynki, grunty, prawa wieczystego użytkowania, maszyny wykorzystywane w produkcji, środki transportu. Zgodnie z przepisami również obce środki trwałe mogą być zaliczane do środków trwałych przedsiębiorstwa, jeżeli są wykorzystywane przez przedsiębiorstwo na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. W takich sytuacjach, przedsiębiorstwo amortyzuje również dane środki ze względu na zużycie. Do rzeczowych aktywów trwałych zalicza się też środki trwałe w budowie oraz zaliczki, jakie zapłaciliśmy na nowe środki trwałe.

POZOSTAŁE ( które już rzadko występują) w skład, których wchodzą:

3.       Należności długoterminowe – tak jak pisaliśmy są to należności, (czyli pieniądze, które się Nam należą) o terminie spłaty powyżej roku. Przypominamy o odstępstwie od tej reguły, gdyż, jako długoterminowych nigdy nie ujmuje się należności z tytułu dostaw i usług, które zawsze zaliczane są do należności krótkoterminowych, ale osobno w nich wyodrębniane. Należnościami długoterminowe są to z reguły pożyczki udzielane innym firmom.

4.       Inwestycje długoterminowe to aktywa, które firma nabyła w celu osiągnięcia korzyści. Korzyści te wynikać mogą z uzyskania w przyszłości odsetek, dywidend, innych przychodów, lub po prostu z przyrostu wartości danej inwestycji. Zalicza się tu aktywa rzeczowe takie jak np. nieruchomości, które firma kupiła nie na użytek własnej działalności, lecz na przykład je dzierżawi. Mogą to być również różnego rodzaju inwestycje finansowe takie jak: akcje i udziału, lokaty bankowe, udzielone pożyczki. Kryterium zaliczenia ich do długoterminowych jest czas, przez jaki firma planuje utrzymywać daną inwestycję - jeżeli powyżej roku to długoterminowe.

W zasadnie dla działalności gospodarczej, dla której prowadzimy księgowość w formie Książki Przychodów i Rozchodów to wszystkie Aktywa Trwałe, jakie mogą się Nam pojawić. W tym rodzaju księgowości, nie praktykuje się zazwyczaj rozliczania kosztów w czasie. Jednak dla firm większych ta sytuacja może się jednak przydarzyć.

Rozliczenia międzyokresowe czynne najlepiej wytłumaczyć na przykładzie. Wyobraźmy sobie, że firma wykupiła bardzo drogie ubezpieczenie, kosztujące 500.000 złotych. Ubezpieczenie ważne będzie przez parę lat. Zaliczenie całego kosztu ubezpieczenia, jako kosztu jednego roku bardzo psułoby wynik finansowy danego roku, podczas gdy ubezpieczenie dotyczy również lat przyszłych. Aby odpowiednio dopasować koszt do okresu, którego dotyczy wprowadzono pojęcie rozliczeń międzyokresowych. W naszym przypadku koszt dotyczący każdego z następnych lat to proporcjonalna część kosztu ubezpieczenia. To, co zostanie do rozliczenia w następnych latach, właśnie będzie umieszczane w tej pozycji Bilansu. Ale jak już napisałam wcześniej, ta sytuacja w większości małych firm raczej nie dotyczy – tak, ze spokojnie możemy skupić się na podstawowych pozycjach:

 

Po co Nam Bilans? Przecież My go nie musimy robić !!

Wszystkie omawiane wcześniej do zebrania dane, takie jak Nasze długi (zobowiązania), należności (czyli to, co są Nam winni inni) oraz kasa, same w sobie są niezwykle ważne, aby kontrolować finanse Naszej firmy, ale jednocześnie w różnych zestawieniach pozwalają Nam zbadać sytuację Naszego przedsiębiorstwa.

Podstawowym takim zestawieniem jest niewątpliwe Bilans. Jest to obowiązkowy element sprawozdania finansowego, czyli wyniku finansowego przedstawionego zgodnie z zasadami rachunkowości, który wszystkie Spółki Prawa Handlowego muszą sporządzać na koniec roku bilansowego (zazwyczaj jest to rok kalendarzowy). Bilans, jako zestawienie przedstawiające sytuację finansową przedsiębiorstwa na dany dzień, jest głównie wykorzystywany przez podmioty zewnętrzne takie jak: banki, inwestorów, kontrahentów, do oceny kondycji finansowej przedsiębiorstwa.

Jednak w sytuacji kiedy prowadzimy Naszą firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, nie mamy obowiązku sporządzania bilansu. Oczywiście do momentu kiedy będziemy chcieli otrzymać dotację, wtedy i My zostaniemy do tego zmuszeni, ale wcześniej, po co się za to zabierać?

Nim odpowiem na to pytanie spróbuję jak najprościej wytłumaczyć idee tego zestawienia,

Bilans – już sama jego nazwa wskazuje, że coś się powinno bilansować, czyli równoważyć. Z ideą Bilansu spotykamy się tak naprawdę na każdym kroku. Bo czyż, jeżeli w domu pojawi się coś nowego, czego sami nie zakupiliśmy, nie zadajemy pytania innym członkom rodziny, nie tylko skąd, ale za co zostało to kupione?

I taka sama jest w skrócie idea Bilansu. W tym zestawieniu, zbieramy z jednej strony wszystko, co Nasza firma posiada, z drugiej zaś patrzymy, za co właśnie to wszystko mamy. Po co Nam ta wiedza? A po to między innymi, że zobaczymy, czy aby za dużo nie pożyczamy i jak jesteśmy przygotowani na nieprzewidziane problemy. Wszystkie informacje, jakie uda Nam się uzyskać z tego dokumentu będziemy szczegółowo omawiać, jak już uda Nam się go stworzyć.

Robienie Bilansu dla działalności gospodarczych ma jeszcze (według mnie) jedną bardzo ważną zasadniczą zaletę. Ponieważ w tak prowadzonej działalności nie ma rozgraniczenia na pieniądze prywatne a firmowe i nie musimy w żaden sposób dokumentować prywatnych pieniędzy dokładanych do firmy, robiąc sumiennie to zestawienie otrzymamy odpowiedź na często nurtujące Nas pytanie:

„ILE JUŻ W FIRMĘ WŁOŻYLIŚMY WŁASNYCH PIENIĘDZY”.

A to wszystko dzięki temu, że podstawowa zasada Bilansu to właśnie równowaga – czyli jedna strona musi być równa drugiej i nic tutaj się nie ukryje.

Tak, że tych wszystkich, których udało mi się przekonać, zapraszam do lektury poprzednich postów – dobrze przygotowane dane to podstawa Naszych dalszych wyliczeń. Dane, których jeszcze nie omówiłam to te, które już powinniśmy otrzymać od Naszej księgowości –przypomnę je dokładnie w trakcie omawiania sporządzania Bilansu.  

Bo to co się w biznesie liczy to KASA i trzeba ją dobrze liczyć

Tak, jak już pisałam we wcześniejszych postach, kiedy prowadzimy Naszą firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, zarobione przez Nas pieniądze są od razu Nasze i nie ma żadnego ustawowego obowiązku ich kontroli. Zatem czy wydajemy je na zakupy związane z prowadzeniem Naszej działalności, czy np. wydamy na nowe buty, to jest wyłącznie Nasza sprawa.

  Ale czy na pewno nie powinniśmy w jakiś sposób tego kontrolować?

Pracując na etacie dostajemy pensję raz w miesiącu i wtedy dokładnie widzimy, jaka to jest kwota. Posiadając własną firmę i do wyłącznej dyspozycji jej całą, często nie widzimy ile tak naprawdę prywatnie wydajemy. Oczywiście większość zapewnia, ze całą gotówkę, jaką wypłaci z kasy firmowej od razu wpłaca do banku. Ale czy to, aby na pewno prawda? Pamiętajmy, ze wydając ok.100zł dziennie na prywatne wydatki to w skali miesiąca będzie to już kwota średnio 3000zł. Oczywiście mamy do tego jak największe prawo i nie pisze tutaj tego po to, aby kogoś za to krytykować. Jedynie, aby uświadomić, że często nawet nie zdajemy sobie sprawy ile tak naprawdę udało Nam się wydać z tego, co zarobiliśmy. Oczywiście już zupełnie innym tematem będzie, czy aby wszystko to mogliśmy spokojnie zrobić bez uszczerbku na Naszej kondycji finansowej, ale właśnie to będziemy dokładnie analizować w następnych odcinkach. Na początek ustalmy, zatem jedynie to ile na koniec miesiąca faktycznie mamy kasy firmowej, a z tego wyniknie Nam ile prywatnie wydaliśmy. Niestety często do prywatnych rachunków zaliczą się nam niektóre drobne wydatki firmowe, na które nie wzięliśmy rachunku i w związku z tym nie możemy ich rozliczyć w kosztach firmy ( często są to np. opłaty pocztowe, jeżeli nie wysyłamy dużo listów – to za jedna przesyłkę już nie bierzemy pokwitowania).

Zdarzają się również sytuację odwrotne, które już są o wiele groźniejsze i niepożądane - kiedy to jednak My dopłacamy do Naszej firmy np. z Naszych oszczędności. To przede wszystkim powinniśmy wiedzieć, aby w porę zareagować,  powiedzieć dość i coś zmienić, – bo przecież po to ciężko pracujemy, aby zarabiać a nie ciągle dopłacać.

Jak zatem za to się zabrać, aby nie trzeba było każdego wydatku zarówno firmowego jak i prywatnego spisywać codziennie?

Na początek pieniądze na rachunku bankowym – ich saldo na początek i koniec miesiąca jest zawsze ustalone przez bank.  Na rachunku bankowym mamy takie działania jak wpłaty przelewem za Nasze faktury, zapłaty przelewem za Nasze zobowiązania oraz wpłacone lub wypłacone przez Nas pieniądze gotówką lub wpłaty z Naszego rachunku prywatnego bądź zapłaty przelewem za Nasze prywatne wydatki ( w tym płatności kartą firmową ).

Sumujemy, zatem pod koniec miesiąca najpierw wszystkie nasze zasilenia konta:

 - bezpośrednio wpłacone gotówką – one Nam pomniejszą Nasza kasę gotówkową, bo przecież skądś te pieniądze wzięliśmy – ujmiemy je w rozliczeniu Kasy pod pozycją –„Wpłacona gotówka do Banku”

- przelane z prywatnego konta na firmowe – takie sytuacje również się zdarzają, kiedy brakuje Nam pieniędzy na koncie na zapłatę jakiś rachunków i przelewamy je z Naszych prywatnych kont – to ujmiemy w rozliczeniu Banku poz. „Zasilenie konta firmowego przelewem z prywatnego konta”

 Następnie sumujemy sobie wszystkie prywatne wydatki z konta bankowego:

– czasami płacimy za Nasze zakupy kartą firmową, czy płacimy przelewem prywatne rachunki – nazwiemy je w Naszym zestaw –„ Wypłaty z konta bankowego na cele prywatne”

- wypłacamy również gotówkę – i tutaj nie będziemy się zastanawiać, na jaki cel była- tylko zasilimy Naszą kasę – nazywając to „Wypłacona z konta firmowego gotówka”

 Ponieważ gotówkę zarówno tą wypłaconą, jak i wpłaconą będziemy już zajmować się przy rozliczeniu kasy, w przypadku Banku rozliczymy jedynie dokonane przelewy i płatności kartą, otrzymując:

- w przypadku, kiedy płatności prywatnych przelewem ( oraz wydatków z karty) na cele prywatne było więcej niż Naszych wpłat przelewem zasilających konto uzyskujemy wynik „Pobrano w miesiącu prywatnie z rachunku bankowego”

- w sytuacji odwrotnej pojawi się Nam pozycja” Zasilono prywatnie rachunek bankowy”

Rozliczając tak Bank wiemy ile bezgotówkowo zasililiśmy, bądź pobraliśmy pieniędzy na prywatne cele z Naszego konta bankowego.

Teraz możemy już rozliczyć KASĘ.

Tutaj sytuacja może wyglądać różnie w zależności od charakteru prowadzonej działalności. Niektórzy prowadzą swoją działalność samodzielnie i cała gotówka, jaką uzyskują ze sprzedaży swoich wyrobów, towarów czy usług od razu spływa do ich „kieszeni” W ich przypadku kwota ta będzie odnotowywana pod pozycją „Wpłaty gotówkowe do firmy”. Pozostali, którzy zatrudniają pracowników, na pewno prowadzą Raport Kasowy, dla codziennych wydatków firmowych, sporządzany przez pracownika – a pod koniec dnia, tygodnia czy miesiąca zabierają pozostałą gotówkę w kasie. Ponieważ Raport Kasowy jest zazwyczaj dość szczegółowo sprawdzany przez każdego właściciela firmy ( bądź, co bądź chodzi o Nasze pieniądze i nie chodzi tutaj o to, żebyśmy nie mieli zaufania do pracownika, ale pomyłki to rzecz ludzka), to tutaj mamy pełną kontrolę nad wpływami i wypływami z kasy. Sytuacja zupełnie się już zmienia, kiedy zabieramy np. na koniec dnia z firmy pozostałą w kasie gotówkę. Ponieważ jak już pisałam wcześniej nikt Nas już z Naszych wydatków kontrolować nie będzie często My sami również tych pieniędzy już nie sprawdzamy. A w takim razie zaczynamy tracić kontrolę nad tym ile wydajemy albo dopłacamy prywatnie. Dlatego też te pieniądze również należy rozliczać. Dla tych, zatem, którzy mają kasę prowadzoną w firmie, a jako właściciele pobierają z Nich pieniądze proponuję zacząć Nasze zestawienie od pozycji „ Pobrane pieniądze z Kasy firmowej”. Następnie sumujemy wydatki, które dokonaliśmy na zakupy związane z prowadzeniem działalności ( tutaj nie powinno być problemu, – bo na wszystko musimy mieć przecież rachunki, albo w wypadku płaconych pensji pokwitowania) i ujmiemy to w pozycji „Zakupy firmowe gotówkowe z pobranych pieniędzy”. Dla działających jednoosobowo – będą to wszystkie gotówkowe „ wydatki firmowe”.

Naszą tabelę uzupełniamy już o wcześniej omawiane pozycje związane z wpłatami i wypłatami z Banku.

Wpisując stan kasy, jaki mieliśmy na początek miesiąca i uwzględniając stan kasy firmowej na koniec miesiąca ( *z raportu kasowego prowadzonego w firmie – tylko przez osoby, które prowadzą taki oddzielny raport) uzyskujemy wynik stanu środków pieniężnych, jaki powinniśmy mieć na koniec badanego miesiąca. Porównując to ze stanem faktycznym kasy – otrzymamy kwotę, jaką wydaliśmy na cele prywatne. Jeżeli jednak okaże się, ze wynik Naszej kasy powinien według wyliczeń być ujemny, ( co oczywiście jest niemożliwe) – wtedy ta różnica będzie stanowiła Nasza dopłatę do firmowych pieniędzy, a stan kasy na koniec musimy ustalić na 0.

Porównując wyniki, jakie otrzymaliśmy z zestawienia wydatków kasowych jak i bankowych otrzymamy czy w danym miesiącu i ile wydaliśmy pieniędzy na cele prywatne, czy tez dopłaciliśmy do Naszej firmy.

Dla Naszych dalszych analiz – na koniec każdego miesiąca będziemy potrzebowali jeszcze jednej zbiorczej danej – „STAN ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH NA KONIEC MIESIĄCA”. Jest to zsumowane saldo Naszego rachunku bankowego oraz faktyczny stan Naszej kasy.

Zdaje sobie sprawę, że niektóre rzeczy przez to, ze omawiane dla dwóch różnych przypadków, mogą być niejasne, – dlatego odpowiem chętnie na każde pytanie.

Arkusz do wyliczania KASY – chętnie prześlę.

Wieczne dylematy kontra osa i herbata

Ponieważ, Nasze spotkania, to spotkania przy kawie, dlatego nie chciałabym, aby ograniczyły się jedynie do rozmów czysto szkoleniowych. Odbywam, różne wizyty w firmach i wiem, że przy okazji takich pogawędek, często lubimy dzielić się zdarzeniami mniej lub bardziej związanymi z tematem.

Dzisiaj ja chciałabym odbiec trochę od omawianego tutaj tematu przewodniego. Może na pierwszy rzut oka będzie to opowieść zupełnie niezwiązana z szukaniem pieniędzy, ale po głębszej analizie stwierdziłam, że jak najbardziej ma morał dla prowadzących własny biznes.

Bo kogoż z Nas nie omija wieczny problem analizowania wszystkiego na zapas. Spotykając się z różnymi właścicielami firm, którzy przygotowują się do Nowych inwestycji, albo z osobami, które dopiero zaczynają myśleć o własnym biznesie, często słyszę wiele różnych negatywnych scenariuszy, których się obawiają. Trudno też się temu dziwić, wiadomo, że chodzi o Nasze pieniądze, a co za tym idzie o Nasze życiowe bezpieczeństwo. Większość zatem, wspólnie spędzonego czasu, mija Nam wtedy, na szukaniu rozwiązań, wszystkich wymyślonych nieszczęść czy zdarzeń, które mogą Nam się przytrafić.

Ale czy na pewno jesteśmy w stanie wszystko zawsze przewidzieć? I czy to ma Nas zniechęcić?

Tutaj chciałabym podzielić się z Wami pewnym wydarzeniem, które miało miejsce wczoraj. Ponieważ wczorajszy dzień  był dla mnie prywatnie dość ważny, ( ale o prywatnym życiu nie będę szczegółowo pisać ) dość długo wcześniej zastanawiałam się jaki wariant zachowania wybrać. Wymyślałam przeróżne scenariusze, do każdego z Nich dobierając odpowiednią reakcję. I kiedy już miał nastąpić ten kulminacyjny moment dnia, ja sięgnęłam po stojącą już chwilę herbatę ( wiem, ze spotkania są przy kawie, ale cóż czasami trzeba złamać ten obyczaj). Ten, z pozoru wydawałoby się niewinny czyn, odmienił cały dalszy przebieg wydarzeń. Po próbie wzięcia łyku herbatki, poczułam ogromny ból. Dość szybko zorientowałam się, że stojąca, w dodatku słodka herbata na dworze, może przyciągnąć jeszcze innych jej amatorów. Już po paru minutach moje usta zaczęły wyglądać jak po zabiegu ich powiększania, ( co często możemy oglądać w przypadku nie jednej celebrytki) a serce zaczęło walić jak po maratonie ( tzn. tutaj się domyślam, bo nigdy w nim nie brałam udziału). Nagle skądś zaczęły mi przychodzić do głowy, sposoby jak radzić sobie w tych sytuacjach ( mogę potwierdzić, że cebula łagodzi ból ugryzienia) i spokojnie już mogłam udać się na pogotowie. Wszystko skończyło się po trochę więcej niż godzinie, dziś po ugryzieniu śladu już prawie nie ma, a ja zostałam z kilkoma nowymi refleksjami:

1.       Nie warto na zapas wymyślać 100 scenariuszy, bo i tak życie nam wymyśli 101

2.       Warto czytać i uczyć się pewnych rzeczy, bo nigdy nie wiadomo, kiedy się przydadzą

3.       A dla mnie prywatnie jedna ważna informacja – mam uczulenie( ale niezagrażające życiu) na jad błonkoskrzydłych

4.      Nie mam co wydawać pieniędzy na zabieg powiększania ust – mój mąż jak mnie zobaczył, raczej się przeraził niż zachwycił ;)  

Kto jest Nam winien i ile, czyli monitorowanie należności

Czwarte Nasz spotkanie poświecimy Naszym pieniądzom, – czyli kto jest Nam winien i ile.

Należności powstają najczęściej wtedy, gdy Nasza firma sprzedaje swoje towary lub wyroby albo na przykład świadczy usługi na rzecz kontrahentów bezgotówkowo, z wydłużonym terminem płatności ( np. 14 dni.) Powstają one także, kiedy Nasza firma udziela pożyczki ( oby było tylko Nas na to stać to już nie jest tak źle;) ). Nie należy również zapominać, że czasami bywają takie miłe sytuacje, kiedy to nawet Urząd Skarbowy ( np., bo nadpłaciliśmy VAT – to najczęstsza możliwa sytuacja), czy inna Państwowa instytucja są Nam winni pieniądze.

Należy również pamiętać, że Naszymi należnościami będą również zaliczki, które musieliśmy zapłacić wcześniej za towar. Co prawda, te pieniądze zamienią się z czasem, w najczęstszych przypadkach w zakupiony przez Nas towar, ale do tego czasu, jakoś musimy je ująć, bo w rzeczywistości ich już nie posiadamy.

Podsumowując, mamy kilka dziedzin Naszej działalności, gdzie możemy oczekiwać wpływu pieniędzy. Pierwsze zasadnicze, wypływający bezpośrednio z Naszej codziennej pracy, to Należności wynikające z wystawionych przez Naszą firmę faktur, z odroczonym terminem płatności. Monitorowanie tych zadłużeń, nie tylko pozwoli Nam skutecznie odpowiedzieć na Nasze nadrzędne pytanie „ Gdzie są Nasze pieniądze”, ale również a może przede wszystkim, jest sposobem na zapobieganie powstawaniu należności przeterminowanych, ( czyli takich, których termin dawno upłynął).
Zgodnie z zasadą, że lepiej zapobiegać problemom, niż później nerwowo ( i również w wielu przypadkach kosztownie) walczyć o swoje, abyśmy mieli pewność zachowania płynności finansowej, musimy na bieżąco monitorować spływ należności, przypominając Naszym kontrahentom o konieczności zapłaty za wystawione faktury. W tym celu proponuje utworzyć arkusz, który nie tylko będzie pokazywał Nam, Nasze pieniądze do uzyskania, ale również monitorował terminy płatności, ( czyli pokazywał ile pozostało dni do zapłaty przez kontrahenta oraz w niektórych przypadkach ile już jest po terminie).  Najlepsze rezultaty dają działania prewencyjne ( np. krótka, miła, informacja o bardziej znaczących kontrahentów przypominający o zbliżającej się zapłacie), które skutecznie przeciwdziałają opóźnieniom w płatnościach. Pamiętajmy, że Urzędu Skarbowego w egzekwowaniu od Nas podatków, nie będzie interesowało, czy już Nam ktoś zapłacił za Nasza pracę, czy tez się mocno ociąga.

Drugą grupę Należności stanowią Należności z tytułu rozliczeń publicznoprawnych, czyli ujmując to bardziej w ludzkim języku, wszystko to, co Nam się należy od Urzędu Skarbowego ( jak już napisałam wcześniej głównie VAT) czy rożnych innych instytucji ( np. wypłaty z ubezpieczenia społecznego).  Z ustaleniem wielkości tych należności nie powinniśmy mieć problemu, gdyż to, co dotyczy Naszych podatków najlepiej będą wiedzieć Nasi księgowi;) Oczywiście w późniejszych Naszych spotkaniach omówimy sobie sposoby kontrolowania Naszych podatków, wcześniej niż dowiemy się tego od księgowego, ale jeżeli nie będziemy tego chcieli robić to i tak możemy uzyskać informacje.

Trzecia grupa to już wspomniane wcześniej zaliczki. W przypadku prowadzenia Naszej działalności, jako jednoosobowej działalności gospodarczej, nie musimy w żaden sposób dokumentować pieniędzy pobranych przez Nas ( pieniądze są Nasze i nie musimy się „spowiadać”, na co chcemy je spożytkować). Kiedy prowadzimy w formie Spółki handlowej, ( czyli innej niż cywilna i musimy prowadzić pełną księgowość) – nie będziemy sobie tego odnotowywać, jako zaliczki na poczet przyszłego zysku, ( co byśmy zrobili np. w Spółce z o.o.). Zaliczki, które będą u Nas występować to przede wszystkim przedpłaty na towar czy usługi. Zaliczki wypłacane pracownikiem, prościej jest odjąć od przysługującym im pensjom ( poprzednie Nasze spotkanie – o zobowiązaniach).

W podsumowaniu otrzymamy na koniec każdego miesiąca, takie zestawienie:

Jak zawsze chętnie służę moimi arkuszami w monitorowaniu należności. Zainteresowanym prześlę bezpłatnie

Jak się za to wszystko zabrać?? Czyli, rozpoczynamy przygotowania do kontroli Naszych finansów :) Zaczynamy od zobowiązań - czyli co jesteśmy komu winni.

To już trzecie Nasze spotkanie, tak, że mimo upałów, czas zabrać się do pracy. Na początek, aby móc dobrze przygotować się do stworzenia modelu, który da Nam pełen obraz działania Naszej firmy ( i przede wszystkim da odpowiedź na pytanie „ Gdzie są moje pieniądze?”), musimy ogarnąć poszczególne elementy, które będą się na to składały. Jednym słowem potrzebujemy danych, których niestety, jeżeli prowadzimy księgowość w formie Książki Przychodów i Rozchodów, zazwyczaj na bieżąco nie mamy.

W większości przypadków, Nasza praca nad Naszymi finansami, ogranicza się do szykowania dokumentów do księgowości oraz w trakcie miesiąca do zajmowania się płatnościami. Ale kto z Was, tak naprawdę, może sobie pogratulować, że robi to zawsze skrupulatnie i ma wszystko pod kontrolą?  Systemy, z jakim spotkałam się wielokrotnie pomagając, takim firmom, były różne. Jedni kopiują sobie faktury i wkładają do pudełeczka z napisem do zapłacenia, inni prowadzą zapiski i jakoś starają się to wszystko zapamiętać. Jednak czy naprawdę jesteśmy w stanie pod koniec każdego miesiąca sprawnie podać, ile mamy długów?  Czy mamy w pełni świadomość ile pieniędzy, które zarobiliśmy w tym miesiącu, tak naprawdę, trzeba będzie jeszcze wydać?

Jak dokładne ustalenie Naszego zadłużenia, będzie wpływało na wszystkie analizy, o tym będę dokładnie pisała w następnych postach. Dziś zajmiemy się przygotowaniem, skutecznego narzędzia, które ułatwi Nam na koniec każdego miesiąca, szczegółowo ustalić jak wygląda Nasze zadłużenie. Pamiętajmy, że to, co musimy płacić nie zawsze wynika jedynie z otrzymanych faktur. Wielu ma kredyty czy pożyczki – to również są Nasze zobowiązania, mimo, że niezafakturowane. Często płacimy Naszym pracownikom, dopiero np. do 10 następnego miesiąca, – czyli na koniec danego miesiąca, zostaje Nam dług. Naszym długiem na koniec następnego miesiąca będzie również dług wynikający z konieczności płacenia ZUS-u, czy podatków. Wszystkie te pozycje będziemy jeszcze dokładnie omawiać, ale to, co trzeba na początek sobie uświadomić, to właśnie konieczność prowadzenia takich zestawień.

Aby przygotować sobie takie zestawienia musimy, wyszczególnić, każdy rodzaj Naszych zobowiązań, ( czyli tego, co Komu i za co jesteśmy winni).

Pierwsza grupa to zobowiązania wynikające, z bieżących opłat, czyli codziennej Naszej działalności. Aby było Nam wszystko prościej kontrolować, najlepiej podzielić je na opłaty stałe, ( które co miesiąc będą Nam się powtarzać i tylko kwoty będą mogły się różnić) oraz zakupy bieżące – tutaj często mamy różnych dostawców i to zestawienie będzie zmieniało się co miesiąc.

Tak, że do dzieła J Pierwszą  tabelę, należy sporządzić dla opłat, które ponosimy, co miesiąc – nazwiemy je stałymi, ( bo bez względu, czy mamy sporo zleceń, czy jesteśmy na urlopie, czy pracujemy od rana do wieczora – je zawsze wnosić będziemy). Oczywiście większość z tych opłat ma termin płatności w miesiącu, w którym otrzymujemy rachunek, ale czy aby tak naprawdę wszystko super terminowo płacimy?

Drugie zestawienie – najbardziej pracochłonne i mozolne, – czyli wynikające z bieżących zakupów. Tutaj wpisujemy wszystkie te faktury, które otrzymaliśmy w danym miesiącu, z odroczonym terminem płatności, ( czyli, po prostu nie zapłaciliśmy ich od razu i za jakiś czas mamy przesłać przelew)

Nie możemy również zapomnieć, że na koniec miesiąca powstaje Nam również automatycznie zadłużenie z tytułu należności podatkowych i do ZUS-u. Oczywiście wszystko jest zgodnie z prawem, bo terminy, w których je musimy płacić są odroczone do przyszłego miesiąca ( te sławetne 10, 15, 20 i 25 każdego miesiąca), ale bez wątpienia musimy to uwzględnić. Dlaczego? Szczegółowo to opiszę, kiedy dojdziemy do Przepływów Pieniężnych, ale żeby Was przekonać, że to również ważne, napisze tylko, – że np. ZUS zostanie już policzony przez Naszych księgowych, jako koszt – a pieniędzy przecież jeszcze nie wydaliśmy.

Nie możemy również zapomnieć o wynagrodzeniach. W większości firm, płatność wynagrodzeń, następuje do np. 10-tego następnego miesiąca. Czyli tutaj sytuacja analogiczna – coś już jest w kosztach, a płatność dopiero w następnym miesiącu. Mogą się oczywiście zdarzyć zaliczki – i o tym również należy pamiętać.

Ostatnią pozycją Naszego zadłużenia będą stanowiły Kredyty i Pożyczki. Pamiętajmy, że im teraz dokładniej przygotujemy swoje dane, tym później otrzymamy lepsze możliwości oceny Naszej sytuacji. Dlatego też warto jest podzielić, te zobowiązania, na takie, które musimy na bieżąco spłacać i mamy je na krótko, ( czyli np. kredyt obrotowy) oraz na kilkuletnie kredyty, np. inwestycyjne.

Obliczając Nasze zobowiązania na koniec każdego miesiąca, nie możemy zapomnieć o zadłużeniach z wcześniejszych miesięcy. Jeżeli coś Nam jeszcze pozostało nieopłacone to również nie możemy tego pominąć.

Mając takie dane wyjściowe, w łatwy sposób, otrzymamy na koniec każdego miesiąca bardzo dokładne informacje na temat Naszego zadłużenia.

Przy następnym Naszym spotkaniu, zajmiemy się przyjemniejszą rzeczą, czyli co inni Nam są winni – a tak bardziej profesjonalnie to określając, Naszymi należnościami.

 Jeżeli, nie wiecie, jak stworzyć własny arkusz do kontroli Zobowiązań – chętnie podeślę, już tutaj prezentowany, z krótkim opisem. 

Jak Nasz wybór formy prowadzenia księgowości wpływa na Naszą kontrolę finansów?

Podejmując działalność gospodarczą, jak już wiemy, czym chcemy się zajmować, podejmujemy decyzje, w jakiej formie będziemy ja prowadzić. Studiujemy za i przeciw prowadzenia przedsiębiorstwa w formie działalności gospodarczej. Zastanawiamy się nad plusami Spółki z o.o. czy akcyjnej.  Jednym z niewątpliwie ważniejszych czynników wpływających na Nasz wybór jest koszt prowadzenia przedsiębiorstwa w danej formie.  I tutaj działalność gospodarcza wygrywa zawsze.  Pomijając koszty samej rejestracji ( w przypadku Spółki jest to nie tylko koszt Notariusza, ale późniejsze nie małe opłaty sądowe ) znaczącą różnicę stanowić będzie koszt prowadzenia księgowości. Wybierając, bowiem formę prowadzenia Naszej firmy w formie działalności gospodarczej, zobligowani jesteśmy do prowadzenia księgowości w formie uproszczonej. Decydując się na wybór Spółki ( nie mówię tutaj o Spółce cywilnej, która jest traktowana, jako Umowa między kilkoma działalnościami gospodarczymi) będziemy mieli doczynienia od razu z pełną księgowością. Zlecając prowadzenie w tej formie księgowości od razu spotkamy się z większymi opłatami, nawet, jeżeli dokumentów w miesiącu będziemy mieli tylko parę. No i oczywiście wszystkie konieczne do zrobienia sprawozdania finansowe na koniec roku. Często, zatem może wystąpić sytuacja, kiedy przedsiębiorca prowadzący swoją działalność gospodarczą, może być dużo większą firmą i oddawać dużo większe ilości dokumentów, niż inny prowadzący w formie Spółki, a płacić za księgowość o wiele mniejsze pieniądze. Dlaczego zatem jest taki wymóg i jak wielka jest różnica w systemach księgowych?

Zasadnicza sprawa, która wpływa na zrozumienie różnic w systemach księgowych, to zupełnie inny status powstałych firm. Najprościej to opisując – zakładając firmę, jako działalność gospodarczą, wszystko, co firma posiada jest Nasze. Tutaj obligatoryjna kontrola, dotyczy tylko tego, co dotyczy podatków, jaki mamy zapłacić.

Dlatego też księgowość uproszczona sprowadza się jedynie do ewidencjonowania podstawowych danych finansowych, określonych przez władze skarbowe do określenia zobowiązań podatkowych. Główną, zatem funkcją uproszczonej księgowości jest właśnie obliczenie podatku, a nie kontrola Naszej sytuacji finansowej.

I tak jak jeszcze w przypadku prowadzenia księgowości w formie książki przychodów i rozchodów, otrzymamy podstawowe dane dotyczące osiągniętych Przychodów i poniesionych przez Nas kosztów, tak już prowadząc w formie ryczałtu ewidencjonowanego mamy jedynie dane dotyczące naszych obrotów, a w formie karty podatkowej ( rzadko prowadzona) już żadnych danych nie musimy tak naprawdę kontrolować.

Oczywiście zaletą tak prowadzonej księgowości, jest niewątpliwie to, że jest prosta i tania w prowadzeniu, ale musimy pamiętać, że dane z niej uzyskane, nie mówią Nam wiele o faktycznej sytuacji firmy i na pewno nie pozwolą odpowiedzieć Nam na Nasze nieustające pytanie "Gdzie są Nasze pieniądze???".

Pełna księgowość spełnia już zupełnie inne zadania. Oczywiście pozostaje kwestia podatkowa, bo tego cokolwiek u Nas robisz, nikt Ci nie odpuści, ale pełna księgowość to całe narzędzie zarówno do analizy, ale również kontroli nad, wydawałoby się Twoim, przedsiębiorstwem. Dlaczego, ktoś miałby kontrolować, co robisz ze swoimi pieniędzmi? A to akurat proste – powołując do „życia” Spółkę, powołujesz tak naprawdę do życia nową Osobę. Co prawda będzie to Osoba prawna, ale zawsze Osoba i od chwili jej powołania, wszystkie pieniądze, rzeczy, to co produkuje czy kupi należą, tak naprawdę do Niej a nie do Ciebie. Ty oczywiście, jako udziałowiec, jesteś jej właścicielem, a często również jej Prezesem odpowiadającym, za wszystkie podejmowane w Niej decyzje, ale można to trochę porównać do opiekuna prawnego nad majątkiem dziecka. Masz za zadanie, zarządzać Nim jak najlepiej, więc podejmujesz wszystkie decyzje, ale nie możesz sobie dowolnie tym majątkiem zarządzać ( np. nie możesz sobie kupować za te pieniądze rzeczy dla siebie). Dlatego też, stworzono cały system, aby moc kontrolować, poczynania Zarządu, czy aby w najlepszy sposób gospodarują zasobami firmy. W pełnej księgowości ewidencjonujemy, bowiem absolutnie każde zdarzenie – wszystkie ruchy gotówki ( każdy wpływ i wypływ z kasy), wszystkie dokonane przelewy z rachunku przedsiębiorstwa, zaciągnięcia kredytu, zapłatę za towar czy też sprzedanie komuś Naszego produktu z odroczoną płatnością, a nawet to, na jakim etapie są nasze wyprodukowane towary.  Każde zatem zdarzenie, które się w Naszej firmie wydarza, a które w jakikolwiek sposób ma związek z pieniędzmi, musi być skrupulatnie odnotowane podwójnym zapisem. A cóż to jest? Najprościej wytłumaczyć to na przykładzie: Kupujemy jakąś niezbędna Nam rzecz do prowadzenia działalności – to zawsze z jednej strony Nam się pojawi ta rzecz, a z drugiej musimy odnotować, co z zapłatą za Nią. I jeżeli zapłaciliśmy gotówką – to wiadomo, że odnotowujemy, wypływ pieniędzy z kasy, jeżeli z konta – to uszczuplamy konto bankowe, a jeżeli jesteśmy umówieni z dostawcą, że zapłacimy później, to na jego specjalnym koncie ten fakt się pojawi.  

Ta forma księgowości oczywiście najefektywniej pomaga nie tylko kontrolować Naszą firmę, ale również Nam ją zarządzać. Jednak, z uwagi na stopień skomplikowania, a przez to wysokie koszty prowadzenia, często jest to zbyt wysoki wydatek dla wielu początkujący, mniejszych firm.  

Podsumowując, prowadząc księgowość w formie uproszczonej, ponosimy dużo mniejsze koszty, jednak nie mamy narzędzia, do kontroli i zarządzania Naszymi finansami, jakie daje Pełna księgowość.

Poznając mechanizmy Pełnej księgowości, będziemy mogli skutecznie stworzyć własne narzędzia, wspomagające Nas w zarządzaniu Naszymi finansami, w czym zamierzam wszystkim pomóc.

Dzięki temu nawet prowadząc uproszczoną księgowość, doskonale będziemy mogli, sami ustalić na czym zarabiamy, a na czym nie i zawsze będziemy znali odpowiedź na pytanie „gdzie są Moje pieniądze??”.

Poznając mechanizmy przepływów Naszych finansów, które naprawdę będę starała się wytłumaczyć, jak najprościej, sami się przekonacie, ze do ewentualnych analiz wystarczą Nam niezbyt skomplikowane arkusze Excela.

Pierwszy post – czyli o czym, dla kogo, po co i dlaczego.

Prowadzicie własną działalność i każdego miesiąca 20 i 25-ego, dziwicie się, kiedy księgowy mówi Wam ile macie podatku do zapłacenia, a przecież wcale aż tyle nie zarobiliście?  Czy wtedy wielu z Was nie zadaje sobie pytania „ Gdzie są moje pieniądze?”. Próbujecie to jakoś zacząć kontrolować, ale ciągle macie poczucie, ze coś jest nie tak? A może w ogóle się za to nie zabieracie, bo wychodzicie z założenia, że i tak się tego nie da ogarnąć i widocznie tak musi być.

Nie, nie musi tak, być, a uporządkowanie własnych finansów, wielokrotnie przynosi zadziwiające efekty.  Jeżeli chcesz w końcu mieć poczucie, ze w pełni kontrolujesz swoje pieniądze, ten blog będzie właśnie dla Ciebie.

Jestem specjalistą d/s finansowych już ponad 20 lat.  Od ponad 10 lat świadczę usługi doradcze małym i średnim przedsiębiorcom z zakresu pozyskiwania dotacji z Unii Europejskiej. Prowadzę Fundację na rzecz rozwoju i aktywizacji zawodowej ”Equality”, która zrealizowała już parę projektów, dofinansowując starty Nowych firm. Obecnie aktywnie doradzam - jak nie tylko pozyskać dofinansowanie, ale również - jak skutecznie rozpocząć i prowadzić biznes.

Z obserwacji i prowadzonych rozmów przez te wiele lat zauważyłam, że to, co stanowi największą trudność dla wielu prowadzących własne firmy, to sprawy dotyczące finansów. W trakcie przygotowywania dokumentacji na potrzeby uzyskania dofinansowania na planowane inwestycje, niezbędne jest poznanie kondycji finansowej firmy. I tutaj zaczynają się schody. Niejednokrotnie zadając nawet najprostsze pytania, jestem kierowana do księgowości. A kiedy już mały przedsiębiorca, który prowadzi swoja księgowość w formie Książki Przychodów i Rozchodów jest proszony o przygotowanie Bilansu, zaczynają się wielkie problemy.

A przecież każdy z Was bez wątpienia prowadzi swój biznes po to, aby uzyskać jak największe dochody. Może wielu z Was się oburzy i odpowie, że robią to, bo bardzo lubią, ale nie ulega kwestii, że samo prowadzenie działalności w tej formie świadczy o tym, że chcecie zarabiać. I nie ma oczywiście nic w tym złego, po to przecież pracujemy. Dlaczego więc, skoro aspekt finansów Naszej firmy jest nadrzędny, tak mało staramy się go poznać? Wielokrotnie słyszę odpowiedź: „- bo to zbyt skomplikowane”, albo: „- za mało czasu, muszę zajmować się czymś innym” itp. A przecież poznanie pewnych mechanizmów, nie musi prowadzić do tego samodzielnego prowadzenia księgowości, lecz że to optymalnie będziemy mogli kontrolować Nasze finanse, a w przyszłości skutecznie będziemy pozyskiwać dofinansowanie na Nasze nowe inwestycje.

„Dla kogo” więc ten blog? Dla wszystkich, którzy nie są finansistami, ale chcą dobrze orientować się, w tym, co dzieje się z ich pieniędzmi. Wielokrotnie słyszę pytanie: „- Pani Maju, muszę płacić podatki, ale niestety nie widzę żebym zarabiał”. Rozwikłanie tego, to jest właśnie mój cel. Czyli przechodzimy do punktu: „po co” piszę ten blog. Chciałabym w prosty, nieskomplikowany, przyjemny, (bo jak inaczej rozmawiać przy kawie;) sposób opisać wszystkie aspekty finansów firmy. Mam nadzieję przekonać Was, że takie dokumenty jak: Bilans, Rachunek Wyników, czy w końcu, moim zdaniem coś, co jest najważniejsze - Przepływy Pieniężne, to nie tylko zbiór liczb, które trzeba przygotować na potrzeby Banku, Urzędu Skarbowego, czy urzędów przyznających dotacje. Są to zestawienia, które sporządzone odpowiednio dla Naszych potrzeb, dadzą Nam najważniejsze odpowiedzi dotyczące naszych pieniędzy, czyli jak tak naprawdę zarabiamy i co możemy poprawić, by zarabiać jeszcze lepiej.

Mam nadzieję w przystępny sposób zapoznać Was z tematyką Biznes Planów. Ten dokument, niejednokrotnie kojarzony jest jedynie z czymś bardzo skomplikowanym, czymś, co musimy przygotować na potrzeby pozyskania pieniędzy na realizację nowych pomysłów. A to, co zawiera się pod pojęciem Biznes Plan to nie tylko dokument, to cały proces decyzyjny, który za każdym razem powinniśmy przeprowadzić    ( i wielu pewnie to robi nawet nie wiedząc o tym, że tak to nazwiemy J )  zarówno na początku Naszej działalności, jak przy wszystkich nowo planowanych inwestycjach.

„Dlaczego” ten blog, – aby łatwiej wszystkim było prowadzić własne biznesy, a dla tych, co jeszcze nie odważyli się na jego założenie – pokazać, że to wszystko nie jest aż tak bardzo skomplikowane.

Tak, że podsumowując blog „ O pieniądzach przy kawie” umożliwi Wam bezstresowe zapoznanie się z tematyką finansów Waszej firmy oraz omówimy jak i gdzie skutecznie zdobywać pieniądze na Nowe pomysły ( w tym z dotacji unijnych).

Serdecznie zapraszam do lektury i zadawania jak największej ilości pytań J

Majka