Bo to co się w biznesie liczy to KASA i trzeba ją dobrze liczyć

Tak, jak już pisałam we wcześniejszych postach, kiedy prowadzimy Naszą firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, zarobione przez Nas pieniądze są od razu Nasze i nie ma żadnego ustawowego obowiązku ich kontroli. Zatem czy wydajemy je na zakupy związane z prowadzeniem Naszej działalności, czy np. wydamy na nowe buty, to jest wyłącznie Nasza sprawa.

  Ale czy na pewno nie powinniśmy w jakiś sposób tego kontrolować?

Pracując na etacie dostajemy pensję raz w miesiącu i wtedy dokładnie widzimy, jaka to jest kwota. Posiadając własną firmę i do wyłącznej dyspozycji jej całą, często nie widzimy ile tak naprawdę prywatnie wydajemy. Oczywiście większość zapewnia, ze całą gotówkę, jaką wypłaci z kasy firmowej od razu wpłaca do banku. Ale czy to, aby na pewno prawda? Pamiętajmy, ze wydając ok.100zł dziennie na prywatne wydatki to w skali miesiąca będzie to już kwota średnio 3000zł. Oczywiście mamy do tego jak największe prawo i nie pisze tutaj tego po to, aby kogoś za to krytykować. Jedynie, aby uświadomić, że często nawet nie zdajemy sobie sprawy ile tak naprawdę udało Nam się wydać z tego, co zarobiliśmy. Oczywiście już zupełnie innym tematem będzie, czy aby wszystko to mogliśmy spokojnie zrobić bez uszczerbku na Naszej kondycji finansowej, ale właśnie to będziemy dokładnie analizować w następnych odcinkach. Na początek ustalmy, zatem jedynie to ile na koniec miesiąca faktycznie mamy kasy firmowej, a z tego wyniknie Nam ile prywatnie wydaliśmy. Niestety często do prywatnych rachunków zaliczą się nam niektóre drobne wydatki firmowe, na które nie wzięliśmy rachunku i w związku z tym nie możemy ich rozliczyć w kosztach firmy ( często są to np. opłaty pocztowe, jeżeli nie wysyłamy dużo listów – to za jedna przesyłkę już nie bierzemy pokwitowania).

Zdarzają się również sytuację odwrotne, które już są o wiele groźniejsze i niepożądane - kiedy to jednak My dopłacamy do Naszej firmy np. z Naszych oszczędności. To przede wszystkim powinniśmy wiedzieć, aby w porę zareagować,  powiedzieć dość i coś zmienić, – bo przecież po to ciężko pracujemy, aby zarabiać a nie ciągle dopłacać.

Jak zatem za to się zabrać, aby nie trzeba było każdego wydatku zarówno firmowego jak i prywatnego spisywać codziennie?

Na początek pieniądze na rachunku bankowym – ich saldo na początek i koniec miesiąca jest zawsze ustalone przez bank.  Na rachunku bankowym mamy takie działania jak wpłaty przelewem za Nasze faktury, zapłaty przelewem za Nasze zobowiązania oraz wpłacone lub wypłacone przez Nas pieniądze gotówką lub wpłaty z Naszego rachunku prywatnego bądź zapłaty przelewem za Nasze prywatne wydatki ( w tym płatności kartą firmową ).

Sumujemy, zatem pod koniec miesiąca najpierw wszystkie nasze zasilenia konta:

 - bezpośrednio wpłacone gotówką – one Nam pomniejszą Nasza kasę gotówkową, bo przecież skądś te pieniądze wzięliśmy – ujmiemy je w rozliczeniu Kasy pod pozycją –„Wpłacona gotówka do Banku”

- przelane z prywatnego konta na firmowe – takie sytuacje również się zdarzają, kiedy brakuje Nam pieniędzy na koncie na zapłatę jakiś rachunków i przelewamy je z Naszych prywatnych kont – to ujmiemy w rozliczeniu Banku poz. „Zasilenie konta firmowego przelewem z prywatnego konta”

 Następnie sumujemy sobie wszystkie prywatne wydatki z konta bankowego:

– czasami płacimy za Nasze zakupy kartą firmową, czy płacimy przelewem prywatne rachunki – nazwiemy je w Naszym zestaw –„ Wypłaty z konta bankowego na cele prywatne”

- wypłacamy również gotówkę – i tutaj nie będziemy się zastanawiać, na jaki cel była- tylko zasilimy Naszą kasę – nazywając to „Wypłacona z konta firmowego gotówka”

 Ponieważ gotówkę zarówno tą wypłaconą, jak i wpłaconą będziemy już zajmować się przy rozliczeniu kasy, w przypadku Banku rozliczymy jedynie dokonane przelewy i płatności kartą, otrzymując:

- w przypadku, kiedy płatności prywatnych przelewem ( oraz wydatków z karty) na cele prywatne było więcej niż Naszych wpłat przelewem zasilających konto uzyskujemy wynik „Pobrano w miesiącu prywatnie z rachunku bankowego”

- w sytuacji odwrotnej pojawi się Nam pozycja” Zasilono prywatnie rachunek bankowy”

Rozliczając tak Bank wiemy ile bezgotówkowo zasililiśmy, bądź pobraliśmy pieniędzy na prywatne cele z Naszego konta bankowego.

Teraz możemy już rozliczyć KASĘ.

Tutaj sytuacja może wyglądać różnie w zależności od charakteru prowadzonej działalności. Niektórzy prowadzą swoją działalność samodzielnie i cała gotówka, jaką uzyskują ze sprzedaży swoich wyrobów, towarów czy usług od razu spływa do ich „kieszeni” W ich przypadku kwota ta będzie odnotowywana pod pozycją „Wpłaty gotówkowe do firmy”. Pozostali, którzy zatrudniają pracowników, na pewno prowadzą Raport Kasowy, dla codziennych wydatków firmowych, sporządzany przez pracownika – a pod koniec dnia, tygodnia czy miesiąca zabierają pozostałą gotówkę w kasie. Ponieważ Raport Kasowy jest zazwyczaj dość szczegółowo sprawdzany przez każdego właściciela firmy ( bądź, co bądź chodzi o Nasze pieniądze i nie chodzi tutaj o to, żebyśmy nie mieli zaufania do pracownika, ale pomyłki to rzecz ludzka), to tutaj mamy pełną kontrolę nad wpływami i wypływami z kasy. Sytuacja zupełnie się już zmienia, kiedy zabieramy np. na koniec dnia z firmy pozostałą w kasie gotówkę. Ponieważ jak już pisałam wcześniej nikt Nas już z Naszych wydatków kontrolować nie będzie często My sami również tych pieniędzy już nie sprawdzamy. A w takim razie zaczynamy tracić kontrolę nad tym ile wydajemy albo dopłacamy prywatnie. Dlatego też te pieniądze również należy rozliczać. Dla tych, zatem, którzy mają kasę prowadzoną w firmie, a jako właściciele pobierają z Nich pieniądze proponuję zacząć Nasze zestawienie od pozycji „ Pobrane pieniądze z Kasy firmowej”. Następnie sumujemy wydatki, które dokonaliśmy na zakupy związane z prowadzeniem działalności ( tutaj nie powinno być problemu, – bo na wszystko musimy mieć przecież rachunki, albo w wypadku płaconych pensji pokwitowania) i ujmiemy to w pozycji „Zakupy firmowe gotówkowe z pobranych pieniędzy”. Dla działających jednoosobowo – będą to wszystkie gotówkowe „ wydatki firmowe”.

Naszą tabelę uzupełniamy już o wcześniej omawiane pozycje związane z wpłatami i wypłatami z Banku.

Wpisując stan kasy, jaki mieliśmy na początek miesiąca i uwzględniając stan kasy firmowej na koniec miesiąca ( *z raportu kasowego prowadzonego w firmie – tylko przez osoby, które prowadzą taki oddzielny raport) uzyskujemy wynik stanu środków pieniężnych, jaki powinniśmy mieć na koniec badanego miesiąca. Porównując to ze stanem faktycznym kasy – otrzymamy kwotę, jaką wydaliśmy na cele prywatne. Jeżeli jednak okaże się, ze wynik Naszej kasy powinien według wyliczeń być ujemny, ( co oczywiście jest niemożliwe) – wtedy ta różnica będzie stanowiła Nasza dopłatę do firmowych pieniędzy, a stan kasy na koniec musimy ustalić na 0.

Porównując wyniki, jakie otrzymaliśmy z zestawienia wydatków kasowych jak i bankowych otrzymamy czy w danym miesiącu i ile wydaliśmy pieniędzy na cele prywatne, czy tez dopłaciliśmy do Naszej firmy.

Dla Naszych dalszych analiz – na koniec każdego miesiąca będziemy potrzebowali jeszcze jednej zbiorczej danej – „STAN ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH NA KONIEC MIESIĄCA”. Jest to zsumowane saldo Naszego rachunku bankowego oraz faktyczny stan Naszej kasy.

Zdaje sobie sprawę, że niektóre rzeczy przez to, ze omawiane dla dwóch różnych przypadków, mogą być niejasne, – dlatego odpowiem chętnie na każde pytanie.

Arkusz do wyliczania KASY – chętnie prześlę.